CHECKLIST CHUẨN BỊ TOWN HALL MEETING TỪ A-Z

1. Giới thiệu về Town Hall Meeting

Town Hall Meeting là buổi họp toàn công ty, nơi ban lãnh đạo và nhân viên trực tiếp trao đổi, chia sẻ định hướng, kết quả kinh doanh, đồng thời tạo cơ hội để mọi người tương tác, đặt câu hỏi và thể hiện ý kiến.

Đây là hoạt động quan trọng giúp tăng tính minh bạch, gắn kết và xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

Xem thêm: Town hall meeting là gì? Vì sao nên tổ chức định kỳ?

2. Vì sao cần checklist khi tổ chức Town Hall Meeting?

Một buổi Town Hall Meeting thành công không chỉ đến từ ý tưởng mà còn phụ thuộc vào khâu chuẩn bị tỉ mỉ. Checklist giúp:

• Đảm bảo không bỏ sót các hạng mục quan trọng.

• Giúp ban tổ chức quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả.

• Giảm thiểu rủi ro về kỹ thuật, nội dung và trải nghiệm.

• Tạo sự chuyên nghiệp, nâng cao hình ảnh công ty trong mắt nhân viên.

3. Checklist chuẩn bị Town Hall Meeting từ A–Z

3.1. Xác định mục tiêu rõ ràng

Trước khi bắt tay vào chuẩn bị, doanh nghiệp cần làm rõ buổi Town Hall Meeting nhằm đạt được mục tiêu gì. Một số mục tiêu phổ biến:

• Truyền tải kết quả kinh doanh quý/tháng: chia sẻ tình hình doanh thu, lợi nhuận, KPI, từ đó giúp nhân viên hiểu rõ hiệu quả hoạt động và những thách thức đang gặp phải.

• Công bố dự án, chiến lược mới: giới thiệu kế hoạch phát triển sản phẩm/dịch vụ mới, hoặc định hướng công ty trong 6–12 tháng tới.

• Vinh danh cá nhân/đội nhóm xuất sắc: xây dựng tinh thần ghi nhận, khích lệ để nhân viên cảm thấy nỗ lực của mình luôn được nhìn thấy.

• Thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên: thông qua phần Q&A, khảo sát nhanh hoặc thảo luận trực tiếp.

👉 Khi mục tiêu rõ ràng, kịch bản sẽ có trọng tâm, tránh lan man, đồng thời tạo ra trải nghiệm thiết thực cho nhân viên.

3.2. Lên kế hoạch chi tiết và timeline

Một buổi Town Hall cần ít nhất 2–3 tuần chuẩn bị để đảm bảo chỉn chu. Các bước nên có:

• Xác định ngày, giờ, địa điểm: nên chọn thời điểm phù hợp để đa số nhân viên tham gia, thường là cuối tuần làm việc (chiều thứ 6) hoặc đầu tuần (sáng thứ 2).

• Timeline thực hiện:

  • 2–3 tuần trước: lên ý tưởng & xác định nội dung.

  • 1–2 tuần trước: truyền thông nội bộ, chuẩn bị slide, video.

  • 3–5 ngày trước: chốt danh sách nhân sự, kiểm tra hậu cần.

  • 1 ngày trước: tổng duyệt kịch bản và thiết bị.

• Phân công trách nhiệm: chia rõ ai phụ trách nội dung, ai lo truyền thông, ai phụ trách hậu cần, ai kiểm soát kỹ thuật.

👉 Có timeline chi tiết giúp tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy” và giảm thiểu sai sót.

3.3. Chuẩn bị nội dung và kịch bản

Nội dung là “linh hồn” của Town Hall. Hãy chuẩn bị đa dạng và lôi cuốn:

• Slide trình chiếu số liệu: tránh chữ nhiều, nên dùng biểu đồ, infographic để dễ hiểu.

• Video recap hoạt động: highlight thành tích nổi bật, hình ảnh nhân viên, dự án đã triển khai để tăng tính cảm xúc.

• Q&A: thu thập câu hỏi trước qua Google Form để MC chọn lọc, đồng thời tạo thời gian hỏi trực tiếp để khuyến khích sự tương tác.

• Minigame: trò chơi đơn giản như quiz về công ty, bốc thăm may mắn để không khí thêm sôi nổi.

👉 Lưu ý: kịch bản cần có nhịp lên – xuống hợp lý (thông tin – tương tác – giải trí – cảm xúc).

3.4. Chuẩn bị nhân sự chủ chốt

Một buổi Town Hall thành công cần sự phối hợp của nhiều bộ phận:

• MC/Host: giữ nhịp chương trình, dẫn dắt tự nhiên, thân thiện.

• Ban lãnh đạo: trình bày định hướng, giải đáp câu hỏi, thể hiện sự cởi mở.

• Đội kỹ thuật: phụ trách âm thanh, ánh sáng, slide, livestream (nếu có).

• Đội hậu cần: set-up không gian, sắp xếp bàn ghế, quản lý check-in.

• Bộ phận truyền thông: chụp ảnh, quay phim, viết recap cho nội bộ.

👉 Mỗi người nên có checklist công việc riêng, đảm bảo không chồng chéo.

3.5. Hậu cần: địa điểm, thiết bị, trang trí

• Địa điểm: nếu offline, nên chọn phòng rộng, thoáng, đủ sức chứa; nếu online, dùng Zoom/MS Teams với tài khoản bản quyền để tránh gián đoạn.

• Trang thiết bị: micro không dây, loa công suất đủ lớn, màn hình LED hoặc máy chiếu, camera quay livestream.

• Trang trí: backdrop in slogan/visual chính, standee, bàn ghế bố trí khoa học. Nếu là online, có thể dùng background branded cho đồng nhất.

👉 Đừng quên kiểm tra ánh sáng, vị trí máy quay để đảm bảo hình ảnh đẹp và chuyên nghiệp.

3.6. Truyền thông nội bộ trước sự kiện

Một buổi Town Hall sẽ hấp dẫn hơn nếu được “làm nóng” trước:

• Email/Intranet: gửi thông báo chính thức kèm agenda.

• Poster/teaser: tạo sự tò mò, khuyến khích nhân viên chờ đợi.

• Đăng ký tham dự: với công ty đông nhân sự, có thể yêu cầu đăng ký để kiểm soát số lượng.

• Thu thập câu hỏi trước: giúp lãnh đạo chuẩn bị trả lời và tránh bỏ sót những vấn đề quan trọng.

👉 Truyền thông trước ít nhất 1 tuần để nhân viên sắp xếp lịch tham gia.

3.7. Trải nghiệm trong sự kiện

Trải nghiệm của nhân viên chính là yếu tố quyết định sự thành công:

• Check-in: chào đón nồng nhiệt, có thể kèm quà nhỏ hoặc sticker tên.

• Tea-break: chuẩn bị nước uống, bánh ngọt để tạo cảm giác thoải mái.

• Vinh danh trang trọng: có nhạc nền, spotlight để tôn vinh thành tích.

• Không khí cởi mở: MC khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi, ban lãnh đạo phản hồi chân thành.

👉 Tránh biến Town Hall thành “buổi thuyết giảng một chiều”, mà phải là nơi trao đổi hai chiều.

3.8. Quản lý rủi ro & phương án dự phòng

Sự kiện đông người thường tiềm ẩn rủi ro, nên cần chuẩn bị kỹ:

• Kiểm tra kỹ thuật: test micro, slide, video, đường truyền internet.

• Dự phòng: chuẩn bị micro phụ, laptop dự phòng, USB chứa nội dung backup.

• Kịch bản dự phòng: nếu có sự cố, MC phải biết cách xử lý, chuyển chủ đề tạm thời.

👉 Một buổi Town Hall chuyên nghiệp là buổi có thể xử lý sự cố mà không làm gián đoạn không khí.

3.9. Đo lường và đánh giá sau sự kiện

Sau sự kiện, đừng dừng lại ở “xong là xong”:

• Khảo sát nhanh: gửi form hỏi nhân viên mức độ hài lòng, đề xuất cải thiện.

• Đo lường sự tham gia: số người tham dự, số câu hỏi được đặt ra, mức độ tương tác.

• Rút kinh nghiệm: họp ban tổ chức để ghi nhận điểm tốt – điểm cần cải thiện.

• Chia sẻ recap: đăng ảnh, video, highlight trên kênh nội bộ, giúp lan tỏa tinh thần và giữ lại khoảnh khắc.

👉 Đây là cách tạo “vòng tròn hoàn chỉnh” để buổi Town Hall sau ngày càng tốt hơn.

Xem thêm: Dịch vụ quay phim - livestream trọn gói

4. Tổng kết

Town Hall Meeting là công cụ mạnh mẽ để xây dựng văn hóa doanh nghiệp gắn kết, minh bạch và truyền cảm hứng. Với checklist chuẩn bị từ A–Z, doanh nghiệp có thể đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn, hiệu quả và mang lại trải nghiệm đáng nhớ cho toàn thể nhân viên. Liên hệ ngay OCE Agency để chuẩn bị sự kiện Town Hall Meeting chuyên nghiệp, trọn gói.

OCE CAM KẾT :

• CHẤT LƯỢNG và sự UY TÍN đối với khách hàng là điều làm nên Thương Hiệu OCE  vì thế đội ngũ OCE luôn tuân thủ quy định nghiêm ngặt trong quy trình tổ chức sự kiện: 
  • Chuẩn bị công tác tổ chức kỹ lưỡng.
  • Luôn đến sớm hơn với thời gian quy định khi chạy chương trình.
  • Luôn đặt mục tiêu thành công của chương trình lên hàng đầu.
• Ý TƯỞNG SÁNG TẠO cách tổ chức trong mỗi chương trình khi được khách hàng tin tưởng liên hệ và luôn làm mới mình các chương trình sau. OCE luôn tuân thủ các yêu tố sau :
  • Sáng tạo ý tưởng kịch bản chương trình
  • Sáng tạo ý tưởng thiết kế sân khấu
  • Luôn bám sát với mục đích yêu cầu của khách hàng.
• NHIỆT HUYẾT NĂNG ĐỘNG với đội ngũ trẻ luôn sẵn sàng giúp khách hàng gỡ rối trong các trường hợp khó khăn nhất. Vì thế quy trình tổ chức, OCE luôn có :
  • Nhân sự trực tiếp đứng ra quản lí các sự kiện.
  • Hỗ trợ hết mình khi có các vấn đề không hay xảy ra.
  • Sẵn sàng tiếp ứng khi khách hàng yêu cầu.
• CHI PHÍ TIẾT KIỆM so với thị trường và phù hợp với ngân sách của khách hàng đề ra. Vì thế OCE luôn :
  • Cập nhật nhân sự thị trường.
  • Liên kết các đối tác cung cấp cơ sở vật chất tốt nhưng với chi phí tiết kiệm nhất. 
  • Hỗ trợ tư vấn khách hàng sẽ cần tổ chức chương trình như thế nào để có thể tiết kiệm chi phí nhất. 

 
Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!