CHECKLIST CHUẨN BỊ ĐẠI HỘI THỂ THAO KHÔNG BỎ SÓT BƯỚC NÀO

1. Đại Hội Thể Thao Doanh Nghiệp Là Gì?

Đây là sự kiện thường niên hoặc theo quý nhằm nâng cao sức khỏe, kết nối nội bộ và lan tỏa văn hóa tích cực trong doanh nghiệp. Đại hội thường bao gồm nhiều môn thi đấu cá nhân và đồng đội như bóng đá, chạy tiếp sức, kéo co, cầu lông...

2. Vì Sao Cần Checklist Chuẩn Bị?

Một đại hội thể thao doanh nghiệp là sự kiện có quy mô lớn, thường kéo dài từ nửa ngày đến vài ngày, với hàng trăm người tham gia, nhiều bộ môn thi đấu, và hàng loạt hoạt động kèm theo như khai mạc, trao giải, gala… Chính vì vậy, checklist chuẩn bị là công cụ không thể thiếu để đảm bảo mọi hạng mục được triển khai hiệu quả, đúng tiến độ và không có sai sót.

2.1. Tránh Bỏ Sót Đầu Việc

• Với hàng chục hạng mục lớn nhỏ như mượn sân, thuê âm thanh, chuẩn bị cúp – huy chương, bố trí tiếp tân – hậu cần – y tế…, nếu không có checklist, bạn rất dễ bỏ sót những chi tiết tưởng chừng nhỏ nhưng lại gây ảnh hưởng lớn như thiếu nước uống cho vận động viên, không đủ bộ đàm cho BTC hay quên in băng rôn.

2.2. Chủ Động Thời Gian – Không Bị Gấp Rút

• Một checklist giúp bạn xác định rõ từng hạng mục cần làm trước ngày nào, từ đó chủ động phân bổ thời gian hợp lý thay vì “nước đến chân mới nhảy”.

• Giảm áp lực “chạy deadline” sát ngày diễn ra, tránh tình trạng cập rập khiến chất lượng chương trình bị ảnh hưởng.

2.3. Phân Công Rõ Ràng – Tránh Chồng Chéo

• Mỗi hạng mục trong checklist nên đi kèm với người phụ trách cụ thể, thời hạn hoàn thành và ghi chú tiến độ.

• Điều này giúp đảm bảo trách nhiệm rõ ràng, tránh trường hợp “ai cũng tưởng người khác làm” dẫn đến thiếu sót.

2.4. Dễ Theo Dõi – Cập Nhật – Điều Chỉnh Kịp Thời

• Khi sử dụng checklist trên Excel/Google Sheet/Notion, bạn có thể cập nhật trạng thái từng đầu việc: Đã hoàn thành – Đang thực hiện – Chưa làm.

• BTC dễ dàng họp nhanh để rà soát tiến độ, phát hiện sớm hạng mục bị trễ hoặc gặp khó khăn để hỗ trợ kịp thời.

2.5. Giảm Thiểu Rủi Ro Phát Sinh

• Checklist giống như bản đồ toàn cảnh của sự kiện. Khi có vấn đề phát sinh (ví dụ mưa lớn, sân đổi lịch), bạn dễ dàng đánh giá nhanh những hạng mục liên quan và đưa ra phương án thay thế ngay.

• Đồng thời, checklist còn giúp chuẩn hóa quy trình tổ chức, là tư liệu quý để rút kinh nghiệm cho các kỳ đại hội tiếp theo.

3. Checklist Chi Tiết Từng Hạng Mục

3.1. Xác Định Mục Tiêu & Chủ Đề Sự Kiện

Đây là bước nền tảng định hình toàn bộ concept của đại hội thể thao.

• Mục tiêu tổ chức:

  • Kết nối nội bộ, tạo sân chơi lành mạnh.

  • Ghi nhận, vinh danh những cá nhân nổi bật.

  • Tạo hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, năng động (nếu truyền thông ra bên ngoài).

• Chủ đề gợi ý:

  • “Tăng Tốc – Bứt Phá”

  • “Chạy Vì Màu Cờ Sắc Áo”

  • “Kết Sức – Hợp Tâm – Cùng Thành Công”

  • “Vượt Giới Hạn – Dẫn Đầu Thử Thách”

3.2. Lên Ngân Sách Tổng Thể

Tùy quy mô sự kiện và số lượng người tham dự, ngân sách cần phân chia hợp lý theo từng hạng mục:

• Chi phí mặt bằng: thuê sân cỏ, nhà thi đấu, resort…

• Âm thanh – ánh sáng – sân khấu: phục vụ khai mạc và gala.

• Dụng cụ thi đấu: bóng, dây kéo co, bảng điểm, bảng tên đội…

• Trang phục: đồng phục, băng đô, huy hiệu…

• Nhân sự: MC, trọng tài, đội hậu cần, kỹ thuật.

• Chi phí gala: buffet, thuê ban nhạc, thuê PG/host nếu cần.

• Quà tặng – giải thưởng: huy chương, cúp, phần thưởng cá nhân/đồng đội.

👉 Mẹo: Luôn dự trù chi phí phát sinh thêm 10–15% ngân sách tổng.

3.3. Chọn Thời Gian & Địa Điểm

• Thời gian lý tưởng: Cuối tuần (Thứ 7 hoặc Chủ Nhật), tránh trùng kỳ nghỉ lễ hoặc mùa mưa.

• Địa điểm gợi ý:

  • Sân vận động trường học, sân cỏ nhân tạo.

  • Resort có khuôn viên rộng (kết hợp team building).

  • Nhà thi đấu đa năng (nếu thời tiết xấu hoặc tổ chức quy mô lớn trong nhà).

3.4. Lập Danh Sách Bộ Môn Thi Đấu

Chọn bộ môn phù hợp với thể lực nhân viên và mục tiêu chương trình.

• Cá nhân: chạy 100m, nhảy bao bố, nhảy dây.

• Đồng đội: kéo co, bóng đá, chạy tiếp sức, chuyền bóng tiếp sức…

• Gợi ý: Mỗi phòng ban cử ít nhất 1 đội/đại diện tham gia để tạo sự lan tỏa tinh thần.

3.5. Thiết Kế Kế Hoạch Truyền Thông

Một đại hội thể thao thành công cần lan tỏa thông điệp trước – trong – sau sự kiện:

• Thiết kế banner, backdrop, thư mời theo chủ đề.

• Tạo group nội bộ để chia sẻ tin tức, countdown…

• Tổ chức minigame teaser trước sự kiện: đố vui, vote đồng phục, đặt tên đội...

• Truyền thông hậu sự kiện: bài viết tổng kết, ảnh/video recap, vinh danh trên mạng nội bộ.

3.6. Chuẩn Bị Nhân Sự Tổ Chức & Trọng Tài

• Ban tổ chức: điều phối tổng thể, chịu trách nhiệm tiến độ – kịch bản.

• MC sự kiện: dẫn chương trình từ sáng đến gala tối.

• Trọng tài: nên là người có chuyên môn, công tâm, xử lý linh hoạt.

• Tình nguyện viên: hỗ trợ check-in, cấp nước, hướng dẫn đội thi…

3.7. Mua Sắm/Trang Bị Dụng Cụ Thể Thao

Danh sách cần mua sắm:

• Dụng cụ thi đấu: bóng, dây kéo co, cọc tiêu, còi, bảng điểm...

• Dụng cụ hỗ trợ: dây phân cách, bảng tên đội, thẻ BTC.

• Trang phục thi đấu: áo thể thao, khăn bandana, nón đội màu…

3.8. Thi Công Sân Thi Đấu & Sân Khấu

• Dựng sân khấu: phục vụ lễ khai mạc, gala trao giải.

• Kẻ vạch sân thi đấu: rõ ràng, đúng quy cách.

• Cổng chào, banner, khu vực chụp ảnh/check-in nổi bật ngay từ đầu.

• Khu vực khán giả: sắp xếp ghế ngồi, ô dù, mái che nếu cần.

3.9. Lên Kịch Bản Chương Trình Chi Tiết

Một lịch trình rõ ràng giúp chương trình vận hành trơn tru:

3.10. Chuẩn Bị Quà Tặng Và Cúp Lưu Niệm

• Huy chương: Vàng – Bạc – Đồng cho từng môn thi.

• Cúp: Đội thi đấu xuất sắc – Đội fair-play – Cổ động viên cuồng nhiệt nhất.

• Quà tặng lưu niệm: Bình nước thể thao, áo sự kiện, túi vải, nón…

• Giấy khen: cá nhân/nhóm đạt thành tích.

3.11. Lên Phương Án Dự Phòng Thời Tiết

• Thời tiết xấu: nên có phương án thi đấu trong nhà hoặc thuê mái che, ô dù.

• Rủi ro sức khỏe: bố trí nhân viên y tế, xe cấp cứu túc trực.

• Kế hoạch B: cho các hạng mục quan trọng như âm thanh, sân khấu, MC thay thế.

4. Lưu Ý Quan Trọng Khi Triển Khai

Khi ngày diễn ra đại hội thể thao đang cận kề, khâu chuẩn bị kỹ lưỡng và kiểm tra toàn diện là yếu tố quyết định đến sự trơn tru – an toàn – thành công của toàn bộ chương trình. Dưới đây là những lưu ý không thể bỏ qua:

4.1. Kiểm Tra Kỹ Sân Thi Đấu Trước 1 Ngày

• Trải nghiệm thực tế không gian: Di chuyển đến sân tổ chức ít nhất 1 ngày trước để khảo sát toàn bộ khuôn viên.

• Kiểm tra mặt sân: Đảm bảo sân không bị trơn trượt, có ổ gà hay vật cản gây nguy hiểm cho vận động viên.

• Kẻ vạch – bố trí khu vực thi đấu: Xác định rõ ràng các đường giới hạn, điểm xuất phát – đích đến, khu vực khán giả, khu vực nghỉ ngơi…

• Kiểm tra đường điện – cấp nước nếu có sử dụng máy móc, quạt, thùng đá, hệ thống phun nước, v.v.

4.2. Chạy Thử Âm Thanh, Ánh Sáng, Màn Hình (nếu có)

• Chạy demo các thiết bị âm thanh: Kiểm tra micro cầm tay, micro cài áo, loa ngoài trời, tủ mixer.

• Ánh sáng sân khấu – sân thi đấu: Nếu có tổ chức gala hoặc hoạt động vào chiều tối, cần kiểm tra độ sáng đèn, đảm bảo chiếu đủ các khu vực quan trọng.

• Màn hình LED (nếu có): Kiểm tra tín hiệu kết nối và slide, video trình chiếu cho phần khai mạc và gala.

4.3. Đảm Bảo An Toàn Điện – Kỹ Thuật

• Dây điện phải được bọc kín hoặc trải thảm, chôn xuống tránh gây vấp ngã.

• Bố trí ổ cắm an toàn, có nắp che nếu đặt ngoài trời.

• Có kỹ thuật viên túc trực suốt thời gian diễn ra sự kiện để xử lý sự cố ngay khi phát sinh.

4.4. Chuẩn Bị Đội Ngũ Sơ Cứu & Phương Án Bảo Hiểm

• Sắp xếp ít nhất 1 đội y tế/sơ cứu trực tại sân: có băng cá nhân, nước muối sinh lý, túi chườm lạnh, cáng…

• Liên kết với bệnh viện gần nhất: để chủ động hỗ trợ trong trường hợp khẩn cấp.

• Cân nhắc mua bảo hiểm trách nhiệm sự kiện, đặc biệt với sự kiện quy mô lớn, đông người.

4.5. Tổng Duyệt Trước Giờ G

• Tổ chức tổng duyệt ít nhất 1 buổi cho toàn bộ ê-kíp: từ MC, BTC, trọng tài đến đội hậu cần.

• Lặp lại kịch bản chương trình, rà soát thời lượng từng phần và tình huống phát sinh.

• Chạy thử các nghi thức chính như diễu hành, trao cờ, phần thi đấu mở màn, trao giải…

• Xác nhận danh sách các đội – các bộ môn lần cuối, tránh thiếu sót hoặc sai sót tên.

5. Tổng Kết

Việc tổ chức đại hội thể thao doanh nghiệp không chỉ là hoạt động giải trí mà còn là chiến lược xây dựng văn hóa nội bộ hiệu quả. Với checklist chi tiết trên, bạn có thể triển khai một sự kiện chỉn chu, chuyên nghiệp và ấn tượng.

👉 Nếu bạn cần hỗ trợ tổ chức sự kiện thể thao trọn gói, liên hệ ngay với OCE Agency – đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, linh hoạt theo ngân sách và ý tưởng riêng của từng doanh nghiệp.

OCE CAM KẾT :

• CHẤT LƯỢNG và sự UY TÍN đối với khách hàng là điều làm nên Thương Hiệu OCE  vì thế đội ngũ OCE luôn tuân thủ quy định nghiêm ngặt trong quy trình tổ chức sự kiện: 
  • Chuẩn bị công tác tổ chức kỹ lưỡng.
  • Luôn đến sớm hơn với thời gian quy định khi chạy chương trình.
  • Luôn đặt mục tiêu thành công của chương trình lên hàng đầu.
• Ý TƯỞNG SÁNG TẠO cách tổ chức trong mỗi chương trình khi được khách hàng tin tưởng liên hệ và luôn làm mới mình các chương trình sau. OCE luôn tuân thủ các yêu tố sau :
  • Sáng tạo ý tưởng kịch bản chương trình
  • Sáng tạo ý tưởng thiết kế sân khấu
  • Luôn bám sát với mục đích yêu cầu của khách hàng.
• NHIỆT HUYẾT NĂNG ĐỘNG với đội ngũ trẻ luôn sẵn sàng giúp khách hàng gỡ rối trong các trường hợp khó khăn nhất. Vì thế quy trình tổ chức, OCE luôn có :
  • Nhân sự trực tiếp đứng ra quản lí các sự kiện.
  • Hỗ trợ hết mình khi có các vấn đề không hay xảy ra.
  • Sẵn sàng tiếp ứng khi khách hàng yêu cầu.
• CHI PHÍ TIẾT KIỆM so với thị trường và phù hợp với ngân sách của khách hàng đề ra. Vì thế OCE luôn :
  • Cập nhật nhân sự thị trường.
  • Liên kết các đối tác cung cấp cơ sở vật chất tốt nhưng với chi phí tiết kiệm nhất. 
  • Hỗ trợ tư vấn khách hàng sẽ cần tổ chức chương trình như thế nào để có thể tiết kiệm chi phí nhất. 

 
Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!