CÁCH TỐI ƯU NGÂN SÁCH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG

1. Vì sao cần tối ưu ngân sách tổ chức lễ khai trương?

Lễ khai trương không chỉ đơn giản là một buổi lễ chào mừng, mà còn là dịp để bạn truyền tải hình ảnh thương hiệu, khẳng định quy mô và tạo ấn tượng chuyên nghiệp từ những bước đi đầu tiên.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều đơn vị bị "vỡ kế hoạch" tài chính chỉ vì không có sự tính toán kỹ càng khi tổ chức khai trương. Một số chi phí phát sinh như thuê thiết bị, chi trả nhân sự, thuê mặt bằng, in ấn... nếu không kiểm soát tốt có thể dẫn đến:

• Vượt quá ngân sách ban đầu, ảnh hưởng đến dòng tiền hoạt động sau khai trương.

• Chi tiêu dàn trải, thiếu trọng tâm, khiến sự kiện nhạt nhòa, không tạo dấu ấn.

• Bị động trong tổ chức, dễ gặp sự cố kỹ thuật, thiếu thiết bị, hoặc mất cân đối giữa các hạng mục.

Ngược lại, khi bạn tối ưu chi phí hiệu quả, bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích:

• ✅ Tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo yếu tố chuyên nghiệp, chỉn chu.

• ✅ Tập trung đầu tư cho những phần quan trọng như: nội dung chương trình, truyền thông, trải nghiệm khách mời...

• ✅ Tránh lãng phí, loại bỏ những hạng mục không cần thiết hoặc kém hiệu quả.

• ✅ Tổ chức sự kiện đúng kế hoạch, hạn chế rủi ro và phát sinh ngoài dự kiến.

Tối ưu chi phí không có nghĩa là “làm đơn giản, làm rẻ”, mà là chi tiêu có chiến lược – chọn đúng dịch vụ, đúng nhà cung cấp, và đúng mục tiêu thương hiệu. Đây chính là một trong những yếu tố giúp lễ khai trương thành công vừa ấn tượng, vừa hiệu quả kinh tế.

2. Các hạng mục chính ảnh hưởng đến chi phí

Một lễ khai trương thông thường bao gồm các hạng mục chính sau:

• Âm thanh – ánh sáng

• Backdrop – cổng chào – băng khánh thành

• Nhà bạt – sân khấu – bàn ghế

• MC – múa lân – tiết mục biểu diễn

• Tiệc nhẹ – quà tặng – nước uống

• Nhân sự sự kiện – bảo vệ – lễ tân

Việc lựa chọn quy mô, kiểu dáng, số lượng và nhà cung cấp cho từng hạng mục sẽ quyết định tổng chi phí.

Xem ngay: Dịch vụ cho thuê múa lân khai trương

3. 5 cách tối ưu ngân sách hiệu quả

1. Lập kế hoạch chi tiết từ đầu

Một kế hoạch càng cụ thể, bạn càng dễ kiểm soát ngân sách. Ngay từ đầu, hãy:

• Xác định ngân sách tổng thể khả thi dựa trên quy mô, mục tiêu và khả năng tài chính.

• Liệt kê các hạng mục cần thiết như sân khấu, âm thanh, bàn ghế, trang trí, nhân sự, truyền thông…

• Ưu tiên những hạng mục bắt buộc hoặc tạo dấu ấn, hạn chế những chi tiết chỉ mang tính phụ trợ.

• Phân bổ ngân sách theo tỷ lệ phần trăm (ví dụ: 30% cho sân khấu – âm thanh – ánh sáng, 20% cho truyền thông, 15% cho hậu cần…)

Lập kế hoạch kỹ càng là nền tảng để kiểm soát chi tiêu và tránh phát sinh không cần thiết.

2. Chọn gói dịch vụ tổ chức trọn gói

Thay vì thuê riêng từng hạng mục như MC, bàn ghế, backdrop, âm thanh ánh sáng…, bạn nên:

• Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ trọn gói.

• Những đơn vị này thường đã sở hữu sẵn thiết bị, có đội ngũ nhân sự chuyên môn, giúp tối ưu chi phí và đảm bảo sự đồng bộ trong tổ chức.

• Bạn sẽ tiết kiệm thời gian làm việc với nhiều nhà cung cấp, tránh trùng lặp chi phí và dễ kiểm soát chất lượng.

Đặc biệt, khi thuê trọn gói, nhiều nhà tổ chức còn có ưu đãi giảm giá combo, tặng kèm múa lân, MC hoặc thêm giờ miễn phí.

Xem ngay: Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương trọn gói - OCE Agency

3. Tận dụng không gian có sẵn

Chi phí thuê địa điểm sự kiện là một trong những khoản tốn kém nhất. Để tối ưu:

• Nếu bạn có mặt bằng trước cửa hàng, văn phòng, kho bãi hoặc sân công ty, hãy tận dụng để tổ chức sự kiện.

• Với các không gian ngoài trời, chỉ cần thuê thêm nhà bạt, dù che hoặc mái hiên di động, vừa tiết kiệm vừa linh hoạt.

• Ngoài ra, việc tận dụng không gian có sẵn cũng giúp bạn chủ động về thời gian tổ chức và không bị giới hạn giờ giấc như ở trung tâm hội nghị.

4. Cân nhắc số lượng khách mời hợp lý

Một sai lầm phổ biến là mời quá đông khách mời mà không nhắm đúng đối tượng, dẫn đến:

• Chi phí tăng cao cho khâu tiếp đón, bàn ghế, tiệc, quà tặng…

• Không tạo được giá trị tương xứng do sự kiện thiếu điểm nhấn hoặc phân tán sự chú ý.

Thay vào đó, hãy:

• Xác định nhóm khách mời mục tiêu (đối tác, khách hàng tiềm năng, người có ảnh hưởng…)

• Giới hạn số lượng khách mời ở mức hợp lý để tối ưu ngân sách nhưng vẫn giữ được không khí trang trọng.

5. Ưu tiên những hạng mục tạo ấn tượng

Nếu ngân sách hạn chế, hãy tập trung vào các điểm nhấn thay vì dàn trải. Gợi ý:

• Đầu tư vào phần khai mạc ấn tượng như múa lân, nghi thức cắt băng, bắn pháo giấy, hiệu ứng ánh sáng.

• Thiết kế backdrop chuyên nghiệp, có logo thương hiệu nổi bật để tăng tính nhận diện và chụp ảnh check-in.

• Chọn MC có kinh nghiệm, ăn nói lưu loát, biết dẫn dắt chương trình mạch lạc.

• Trang trí đơn giản nhưng tinh tế, sử dụng màu sắc phong thủy hợp mệnh – hợp ngành nghề để tạo sự đồng điệu.

Việc chọn đúng hạng mục “ghi điểm” giúp sự kiện ấn tượng hơn trong mắt khách mời, đồng thời không cần chi nhiều cho những yếu tố không cần thiết.

Xem ngay: Bảng giá tổ chức sự kiện lễ khai trương

4. Tổng kết

Tối ưu ngân sách tổ chức lễ khai trương không có nghĩa là “tiết kiệm triệt để”, mà là chi đúng – chi khéo – chi hiệu quả. Với kế hoạch rõ ràng, lựa chọn hạng mục thông minh và đơn vị tổ chức phù hợp, bạn hoàn toàn có thể có một lễ khai trương ấn tượng – chuyên nghiệp – tiết kiệm.

Khi chọn đơn vị tổ chức sự kiện, bạn nên ưu tiên các tiêu chí sau:

• Có gói khai trương trọn gói phù hợp ngân sách nhỏ và vừa.

• Tư vấn giải pháp tối ưu, không ép buộc khách hàng “chi đậm”.

• Thiết bị, nhân sự sẵn có – không thuê lại qua trung gian.

• Báo giá rõ ràng, minh bạch, có hợp đồng chi tiết. 

📌 Gợi ý: OCE Agency là một trong những đơn vị tổ chức lễ khai trương uy tín, chuyên cung cấp các gói trọn gói linh hoạt, phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp và ngân sách khác nhau.

OCE Agency Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Sự kiện Giáng Sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự PG PB activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE Agency hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE Agency sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0931114916

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!