QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ KHAI TRƯƠNG 

Công ty truyền thông quảng cáo & tổ chức sự kiện Oce xin được chia sẽ quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương

Lễ khai trương là một sự kiện quan trọng đánh dấu sự ra mắt của một sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu mới. Đây không phải là lúc để giới thiệu những gì mới mẻ đến với khách hàng mà còn là cơ hội để tạo ấn tượng sâu sắc trong lòng công chúng. Quy trình tổ chức sự kiện khai trương cần phải được thực hiện một cách bài bản và chuyên nghiệp, từ khâu chuẩn bị cho khi diễn ra sự kiện. Một sự kiện khai báo tài khoản thành công sẽ không chỉ thu hút sự chú ý mà còn tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh trong tương lai. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá quy trình tổ chức sự kiện lễ khai tài và những yếu tố quan trọng giúp đảm bảo sự kiện diễn ra trí ra và ấn tượng.

I. Lên kế hoạch tổng thể

Việc lên kế hoạch chi tiết là yếu tố tiên quyết để buổi khai mạc diễn thuyết được chia sẻ và thành công. Các bước quan trọng trong quá trình này bao gồm:

• Xác định sự kiện tiêu chuẩn: Lễ khai báo cần có mục tiêu rõ ràng, hạn chế như tăng cường nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng hoặc đối tác.
• Chọn ngày tổ chức: Việc lựa chọn ngày phù hợp có thể ảnh hưởng đến sự thành công của tài khoản lễ khai mạc. Vui lòng chọn ngày có lợi cho khách mời và tránh các sự kiện trùng lặp thời điểm lớn.
• Dự trù ngân sách: Lễ khai trương tài khoản cần được lên ngân sách chi tiết để đảm bảo kiểm soát chi phí. Ngân sách này phải bao gồm các hạng mục như trang trí, thuê địa điểm, nhân sự và các dịch vụ đi kèm như PG, MC và âm thanh ánh sáng.
• Lên danh sách khách mời: Lễ khai tài thường mời các đối tác, khách hàng tiềm năng, và đôi khi là những người nổi tiếng để tăng tính thu hút.
• Phân chia công việc: Để đảm bảo lễ khai tài diễn thuyết ra minh, cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho các bộ phận phụ trách từng phần, từ đón khách, tổ chức đến hậu cần.

II. Công việc chuẩn bị được thực hiện trước khi khai báo

• Chọn địa điểm và trang trí: Tài khoản khai báo địa điểm tổ chức cần phù hợp với quy mô và phong cách thương hiệu. Việc trang trí phải thực hiện đúng thông điệp và giá trị của công ty, từ cổng chào đến phông nền và đăng ký khu vực.

• Chuẩn bị chiến dịch truyền thông: Để cung cấp tài khoản được nhiều người biết đến, hãy phát triển các chiến dịch truyền thông trước sự kiện, bao gồm các tính năng mời báo chí, đăng bài trên mạng xã hội và sử dụng các kênh truyền thông khác .
• Kiểm tra sự kiện thiết bị: Hãy chắc chắn rằng các thiết bị như âm thanh, ánh sáng và màn hình LED đã được kiểm tra kỹ thuật lưỡng trước khi khai báo để tránh sự cố kỹ thuật.
• Chương trình dư thừa: Để khai báo diễn đàn theo đúng kế hoạch, tất cả các tham số thành phần cần có buổi dượt trước đó. Điều này bao gồm MC, PG và các bộ phận biểu diễn.

III. Quản lý sự kiện trong ngày khai báo

• Tiếp đón và hướng dẫn khách mời: Sự kiện của đội ngũ nhân viên cần tiếp tục đón khách một cách chudu. Đảm bảo có đầy đủ biển chỉ dẫn và nhân viên hướng dẫn khách mời đến đúng khu vực trong tài khoản lễ khai mạc.

• MC và chương trình lễ khai mạc: MC đóng vai trò quan trọng trong công việc kết nối các phần của chương trình. Lên lịch chi tiết cho các hoạt động như phát hiện, cắt băng tài khoản và các mục biểu hiện nghệ thuật.
• An ninh và bảo vệ sự kiện: Đảm bảo an toàn cho lễ khai trương bằng cách thuê nhân viên an ninh chuyên nghiệp, đặc biệt nếu có nhiều khách mời quan trọng hoặc tổ chức tại nơi công cộng.
• Quản lý sự cố: Trong mọi lễ khai trương, luôn có nguy cơ gặp phải những sự cố bất ngờ. Cần có kế hoạch dự phòng để xử lý các vấn đề như chi tiết xấu hoặc sai sót kỹ thuật thiết bị.

VII. Những yếu tố cần lưu ý khi tổ chức lễ khai giảng

• Sáng tạo trong tổ chức: Để lễ khai trương trở nên độc đáo và ấn tượng, hãy thêm vào những yếu tố sáng tạo như quà lưu niệm, tiết mục biểu hiện diễn nghệ thuật, hoặc các hoạt động tương tác.
• Sự kiện thời gian: Lễ khai mạc nên diễn ra đúng giờ và không nên kéo dài quá lâu để khách mời không cảm thấy mệt mỏi.
• Chất lượng dịch vụ: Nhân viên phục vụ trong lễ khai tài, từ PG đến MC, cần được đào tạo chuyên nghiệp để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách tham dự.

Tổ chức một lễ khai trương thành công không chỉ yêu cầu chuẩn bị kỹ thuật lưỡng mà còn yêu cầu khả năng quản lý linh hoạt và sáng tạo. Hy vọng bài cẩm nang này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tổ chức các sự kiện khai báo ở tương lai.

OCE Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!