5 SAI LẦM PHỔ BIẾN KHI TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG

1. Vì sao cần chuẩn bị kỹ cho lễ khai trương

Lễ khai trương không chỉ đơn thuần là một buổi lễ đánh dấu thời điểm bắt đầu kinh doanh, mà còn mang nhiều ý nghĩa sâu sắc cả về tâm linh lẫn chiến lược thương hiệu.

Về mặt tâm linh, lễ khai trương là nghi thức quan trọng để “trình diện” với Thổ Địa, Thần Linh cai quản vùng đất nơi cửa hàng đặt trụ sở, nhằm cầu mong một khởi đầu suôn sẻ, buôn may bán đắt, công việc thuận lợi dài lâu. Nhiều người tin rằng, nếu lễ khai trương diễn ra suôn sẻ, cả năm sau đó việc làm ăn sẽ "thuận buồm xuôi gió".

Về mặt truyền thông và tiếp cận khách hàng, đây là dịp "vàng" để:

• Giới thiệu thương hiệu một cách chính thức đến cộng đồng xung quanh

• Tạo dấu ấn đầu tiên với khách hàng mục tiêu

• Thu hút truyền thông địa phương hoặc chia sẻ mạnh trên mạng xã hội

• Khơi gợi sự tò mò, tạo hiệu ứng đám đông để kéo khách đến trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ

Một buổi lễ chu đáo – chỉn chu – có điểm nhấn giúp định vị hình ảnh thương hiệu trong tâm trí khách hàng là chuyên nghiệp, đáng tin cậy, từ đó tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài. Ngược lại, nếu tổ chức sơ sài, thiếu chuẩn bị hoặc xảy ra sự cố trong ngày khai trương (mưa, mất điện, khách đông nhưng thiếu chỗ ngồi, không ai tiếp đón...) thì rất dễ làm mất điểm trong mắt khách mời và khiến khách hàng “bỏ qua lần sau”.

Vì vậy, hãy xem lễ khai trương như một “màn chào sân” đầu tiên của thương hiệu – và tất nhiên, màn chào này cần thật ấn tượng, trơn tru và truyền được cảm hứng tích cực đến mọi người tham dự. 

2. 5 sai lầm phổ biến khi tổ chức lễ khai trương

1. Thiếu kế hoạch chi tiết

Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi tổ chức lễ khai trương là không lập kế hoạch rõ ràng và bài bản. Nhiều chủ cửa hàng cho rằng chỉ cần chọn ngày đẹp, chuẩn bị lễ vật đơn giản, mời vài người thân quen tới dự và cắt băng là đủ. Tuy nhiên, thực tế lại hoàn toàn ngược lại.

Nếu thiếu một timeline cụ thể, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy” – loay hoay xử lý từ khâu trang trí, thuê MC, đặt bàn ghế cho đến điều phối chương trình trong ngày diễn ra. Hậu quả là buổi lễ diễn ra lộn xộn, thiếu điểm nhấn, đôi khi còn xảy ra tình trạng “chết mic”, không có người đón khách, hoặc quên mất cả... chụp hình lưu niệm. Điều này không chỉ gây mất thiện cảm với khách mời mà còn làm mất uy tín thương hiệu ngay từ ngày đầu ra mắt.

➡️ Giải pháp đề xuất:

• Lập kế hoạch tổng thể từ sớm (ít nhất 1–2 tuần trước ngày khai trương)

• Chia chương trình ra các giai đoạn: chuẩn bị – triển khai – hậu kỳ

• Xây dựng timeline cụ thể theo ngày, từ khâu lên ý tưởng, đặt hàng, in ấn backdrop đến chuẩn bị mâm cúng, phân công nhân sự, truyền thông...

• Tạo checklist công việc cho từng đầu mục: trang trí, âm thanh, khách mời, lễ vật, quà tặng, chụp hình, truyền thông mạng xã hội,...

• Nếu có thể, thuê đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh bỏ sót, và đảm bảo buổi lễ diễn ra mượt mà, chuyên nghiệp.

2. Chọn ngày khai trương không phù hợp

Việc chọn ngày khai trương tưởng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến thành công lâu dài của cửa hàng. Nếu vô tình tổ chức vào ngày xấu, xung tuổi gia chủ hoặc ngày mưa gió, ngày giữa tuần ít người rảnh rỗi tham dự, thì chẳng những phong thủy bị ảnh hưởng, mà còn khiến buổi lễ vắng vẻ, mất đi hiệu ứng truyền thông ban đầu.

Chọn sai ngày còn khiến bạn bỏ lỡ cơ hội tiếp cận đông đảo khách hàng tiềm năng – những người có thể trở thành khách trung thành nếu ấn tượng ban đầu tốt.

➡️ Giải pháp đề xuất:

• Tham khảo lịch phong thủy theo tuổi, cung mệnh

• Ưu tiên ngày cuối tuần, ngày hoàng đạo, thời tiết ổn định

• Có thể nhờ các đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói, họ thường có chuyên gia phong thủy và kinh nghiệm sắp xếp lịch tối ưu 

Xem thêm: Ngày tốt trong Tháng 6 phù hợp để tổ chức khai trương

3. Không có điểm nhấn tạo ấn tượng

Bạn chỉ có một cơ hội duy nhất để tạo ấn tượng đầu tiên – đó là ngày khai trương. Nếu buổi lễ diễn ra nhạt nhòa, không có bất kỳ khoảnh khắc đáng nhớ nào, thì rất dễ bị lãng quên trong vô vàn sự kiện khác. Không gian sơ sài, không hoạt động tương tác, không phần quà hấp dẫn... chính là nguyên nhân khiến khách “về tay không cả về cảm xúc lẫn trải nghiệm”.

➡️ Giải pháp đề xuất:

• Tạo điểm nhấn bằng tiết mục đặc biệt như múa lân sư rồng, trống nước, trình diễn bartender, biểu diễn nhạc sống

• Tổ chức các mini game nhẹ nhàng có phần quà, tăng sự gắn kết

• Sử dụng MC hoạt náo để dẫn dắt chương trình chuyên nghiệp và khuấy động không khí

• Đừng quên bố trí góc check-in chụp ảnh đẹp – một cách “viral” tự nhiên trên mạng xã hội!

4. Tiết kiệm quá mức chi phí

Tiết kiệm là cần thiết, nhưng nếu cắt giảm quá mức ngân sách khai trương, bạn có thể khiến hình ảnh thương hiệu trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Bàn ghế cũ kỹ, backdrop mờ nhòe, âm thanh rè rè... không chỉ làm giảm trải nghiệm tham dự mà còn khiến khách ngần ngại quay lại lần sau.

Hãy nhớ: Ấn tượng đầu tiên có thể quyết định hành vi mua hàng và lòng tin khách hàng.

➡️ Giải pháp đề xuất:

• Cân đối ngân sách thông minh, tập trung vào những hạng mục tạo trải nghiệm: sân khấu, âm thanh, quà tặng, đội ngũ tiếp đón

• Sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – giúp bạn tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp, nhất quán

Xem thêm: 5 rủi ro khi sử dụng bàn ghế sự kiện kém chất lượng

5. Không tính đến phương án dự phòng

Sự kiện nào cũng có thể gặp sự cố bất ngờ: mưa gió, mất điện, nhân sự bận đột xuất, thiết bị trục trặc... Nếu không có phương án dự phòng, bạn sẽ rơi vào thế bị động, xử lý lúng túng và làm ảnh hưởng đến trải nghiệm khách mời.

Sự thiếu chuẩn bị sẽ khiến chương trình gián đoạn, gây mất hình ảnh và khiến khách đánh giá thấp năng lực vận hành của cửa hàng.

➡️ Giải pháp đề xuất:

• Luôn có kế hoạch B cho mọi tình huống: mái che mưa, thiết bị thay thế, người hỗ trợ dự phòng

• Dự phòng thời gian set-up sớm hơn ít nhất 2–3 giờ

• Tốt nhất, hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm – họ có sẵn quy trình ứng phó và đội ngũ backup chuyên nghiệp

3. Gợi ý giải pháp tổ chức khai trương trọn gói

Nếu bạn muốn đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và tránh mọi rủi ro, hãy lựa chọn dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói tại OCE Agency.

OCE Agency cung cấp:

• Tư vấn ngày đẹp khai trương theo tuổi

• Lên concept, ý tưởng độc đáo

• Cho thuê bàn ghế sự kiện, sân khấu, backdrop bong bóng, âm thanh-ánh sáng

• MC, múa lân, trống hội, quà tặng...

• Kịch bản chi tiết và nhân sự chuyên nghiệp

Xem ngay: Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương trọn gói. Nhấn vào đây để nhận ngay ƯU ĐÃI!

4. Tổng kết

Một buổi lễ khai trương có thể trở thành bước đệm vững chắc hoặc là "điểm trừ" không mong muốn – tất cả phụ thuộc vào sự chuẩn bị. Đừng để những sai lầm đáng tiếc ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng. Hãy lên kế hoạch cẩn thận hoặc đồng hành cùng một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để khởi đầu thật thuận lợi!