4 Kỹ Năng Để Trở Thành Nhà Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức sự kiện đã và đang là một nghề khá hấp dẫn, thu hút các bạn trẻ yêu thích sự năng động, sáng tạo; mục tiêu của các bạn trẻ khi đến với nghề này là trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

• Bạn đang băn khoăn không biết phải phải bắt đầu lập kế hoạch như thế nào?

• Bạn thắc mắc không biết điều gì sẽ làm nên một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

• Bạn không biết kỹ năng nào là thiết yếu nhất đối với một nhà tổ chức sự kiện?

Vậy trong bài này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn top 4 kỹ năng quan trọng nhất của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp; bạn cũng có thể tìm hiểu một vài nét đặc trưng của nghề này qua bài viết "Tổ chức sự kiện là gì?"

Đừng căng thẳng, biết đâu bạn đã có sẵn một vài kỹ năng này rồi! Điều bạn cần làm là phải liên tục phát triển các kỹ năng - hãy ngồi lại và để chúng tôi cho bạn thấy một vài thủ thuật về cách xây dựng các kỹ năng chuyên nghiệp của bạn!

1. Làm việc có kế hoạch – Yếu tố cơ bản và thiết yếu của một nhà tổ chức sự kiện

Kỹ năng đầu tiên và cũng là quan trọng nhất của việc trở thành một nhà tổ chức sự kiện đó chính là làm việc có kế hoạch! Bạn sẽ không thể nào “sống sót” trong một sự kiện, dù là nhỏ nhất, mà không có một kế hoạch cụ thể nào trong tay, bạn sẽ không theo dõi kịp thời tiến độ chương trình và cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết, cũng như những vấn đề phát sinh trong sự kiện của bạn.

Chúng ta có một cách khá nhanh để giải quyết vấn đề trên: tự mua cho mình một quyển sổ lập kế hoạch hằng ngày - Daily Planner! Tính năng Daily Planner là một cuốn lịch với một danh sách chi tiết các sự kiện và thời gian đã được lên kế hoạch cho ngày đó. Đồng thời cũng ghi chú lại các công việc quan trọng, các ngày có dấu sao,.. Daily Planner sẽ là người bạn đồng hành trên con đường tổ chức sự kiện, giúp bạn sắp xếp thời gian một cách linh hoạt hơn, chủ động hơn, không bị lẫn lộn giờ giấc và đến trễ giờ.

Khi một nhà tổ chức sự kiện bắt đầu lập kế hoạch, họ sẽ cần truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào tất cả thông tin. Từ các nhà cung cấp cho đến những vị khách, phần trang trí,.. chúng ta cần mọi thứ phải có đầy đủ trong hồ sơ thông tin. Và Google Drive sẽ là người bạn thân nhất của chúng ta chịu trách nhiệm cho việc này.

Một gợi ý hữu ích cho bạn: Sử dụng các chương trình nghị sự riêng cho các nhiệm vụ liên quan đến cá nhân và doanh nghiệp. Lịch trực quan và số ghi chú chi tiết cầm tay sẽ giúp quá trình lập kế hoạch của bạn dễ dàng hơn nhiều.

2. Kỹ năng giao tiếp -  Kỹ năng không thể thiếu của nhà tổ chức sự kiện

Trong mọi công việc, bạn luôn cần phải trao đổi, giao tiếp với khách hàng của bạn, đối tác hay các nhà cung cấp và cả với các thành viên trong nhóm. Đặc biệt đối với một nhà tổ chức sự kiện, điều này là cực kỳ quan trọng!

Nếu bạn không thể giao tiếp với khách hàng hoặc các nhà cung cấp, bạn sẽ mắc phải rất nhiều khó khăn. Bạn sẽ thiếu chú trọng vào các chi tiết nhỏ nhưng thực sự quan trọng như phong cách trang trí, khách mời, cách phục vụ, sắp xếp hoa, vị trí để bảng,...Nếu có bất kỳ chi tiết nhỏ nào xảy ra bởi các “vết nứt” do việc bạn giao tiếp kém, bạn sẽ tự hại chính bản thân mình.

Một mẹo đơn giản để giao tiếp tốt?  Viết vào sổ các điểm bullet các cuộc hội thoại quan trọng với khách hàng và các nhà đầu tư. Bạn cũng nên có một bản ghi âm các cuộc trò chuyện của mình để tham khảo lại. Việc viết ra mọi thứ luôn là cách giúp lưu trữ thông tin rõ ràng và lâu hơn. Về cơ bản, một nhà tổ chức sự kiện luôn luôn cần có một sổ ghi chép và bút bên mình.

 Bạn có thể xem thêm 3 cách để khách hàng tin tưởng vào công ty tổ chức sự kiện của bạn

3. Kỹ năng làm việc nhóm – Khả năng quản lý của nhà tổ chức sự kiện

Bởi vì bạn phải luôn làm việc thường xuyên với các chuyên gia và các thành viên trong nhóm, nên nhất thiết bạn cần phải biết cách làm việc rõ ràng, trao đổi khéo léo với nhiều người cùng lúc. Chung quy là, một nhà tổ chức sự kiện cần phải hiểu khả năng của mỗi người và biết cách phân công công việc hợp lý, rõ ràng; phù hợp với từng cá nhân, đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm đều biết rõ về trách nhiệm của họ đối trong sự kiện đó.

Hãy làm rõ với khách hàng của bạn về tầm nhìn của họ và thực tế về kế hoạch sự kiện của họ sẽ như thế nào. Nó có thể phụ thuộc vào ngân sách hoặc tính sẵn sàng của công ty đó, nhưng để cho khách hàng của bạn biết chính xác những gì bạn có thể làm cho họ sẽ khiến họ không có chỗ để bắt lỗi ta. Là một chuyên gia, khách hàng của bạn sẽ yêu thích khả năng lắng nghe của bạn và cách bạn thực hiện, cung cấp dựa trên những cam kết, những hợp đồng.

4. Kỹ năng làm việc sáng tạo - Bản lĩnh thật sự của một nhà tổ chức sự kiện

Khi là một nhà tổ chức sự kiện, việc bạn có mắt thẩm mỹ hay sành sỏi về các màu sắc sẽ giúp công ty sự kiện của bạn có được sự nổi bật riêng biệt. Thể hiện sự sáng tạo cá nhân sẽ giúp xây dựng thương hiệu của bạn và bạn sẽ là một trong những lựa chọn mà người khác nghĩ đến đầu tiên. Bằng cách thêm màu sắc hoặc trang trí DIY, các sự kiện của bạn vẫn giữ nguyên mô tuýp cũ nhưng được thêm thắt nhiều màu sắc khác nhau; đơn giản hơn là phối các thiết kế cũ lại với nhau!

Sáng tạo trong tổ chức sự kiện sẽ luôn là thử thách khi đảm đương vai trò là nhà tổ chức sự kiện. Quan trọng hơn nữa, bạn phải luôn cập nhật các xu hướng và phải biết rõ đối thủ cạnh trạnh của mình. Hầu hết khách hàng đều muốn thiết kế sự kiện có phần cổ điển, đơn giản nhưng luôn đặc biệt đáng nhớ. Là một nhà tổ chức sự kiện, bạn phải luôn linh hoạt các kỹ năng sáng tạo và tạo cảm hứng cho người khác. Thiết kế sự kiện thành công theo mơ ước của khách hàng là niềm vui của một nhà tổ chức sự kiện.