Quy trình tổ chức sự kiện thành công của OCE

Với thế mạnh vượt trội trong việc tổ chức sự kiện lễ : Khánh thành - khai trương, Lễ khởi công- động thổ .

Các công ty tổ chức sự kiện luôn dốc sức để cùng với cửa hàng, công ty, doanh nghiệp viết lên “trang nhật ký đầu tiên” những điều tốt đẹp nhất mà mỗi công ty mong muốn viết lên, mở ra cánh cửa đầu tiên để dẫn dắt công ty đến con đường thành công.

Các công ty tổ chức sự kiện hiểu rằng tổ chức sự kiện không chỉ để thỏa mãn nhu cầu của người tham gia mà còn là công cụ quảng bá thương hiệu đến với đối tác và khách hàng.

Vì lẽ đó hãy cùng OCE đưa ra quy trình sơ bộ của tổ chức sự kiện lễ khánh thành - khai trương hay Lễ khởi công- động thổ:

1. Set up

Phần đầu tiên trong tổ chức sự kiện lễ khánh thành - khai trương, Lễ khởi công- động thổ  đó là set up các hạng mục trước khi tổ chức sự kiện. Các hạng mục cần set up trước khi tổ chức tổ chức sự kiện:

• Trang trí: cổng chào, băng rôn, banner, bóng bay, hoa tươi…
• Sân khấu: Sàn sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu, khung treo backdrop
• Khu vực bên dưới sân khấu: Ghế ngồi cho đại biểu, khách mời
• Khu vực tiếp đón khách: Quầy lễ tân, bàn tiệc teabreak
• Thiết bị, đồ dùng phục vụ lễ : Quạt công nghiệp, máy phát điện dự phòng, mái che, pháo hoa, nước uống

Và trong ngày sự kiện diễn ra thì khâu thi công dàn dựng trang trí cũng rất quan trọng vô cùng:

• Trang trí, lắp đặt sân khấu:

– Trang trí sân khấu, backdrop, hoa tươi và một số phụ kiện nếu cần.

– Lắp đặt đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu( nếu có)

• Trang trí xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện:

– Banner treo dọc và treo ngang lối đi cũng như xung quanh địa điểm diễn ra chương trình

– Dựng cổng chào, standee, lẵng hoa chúc mừng, nhà bạt trước cửa chính để tiếp đón khách,( nếu có)

– Dựng trụ inox hai bên lối đi vào khu vực sự kiện

– Băng rôn đón khách treo ở khu vực chính giữa cổng vào

Tổ chức sự kiện lễ khánh thành - khai trương, Lễ khởi công- động thổ được diễn ra thuận lợi và là người trực tiếp quản lý và điều hành tổ chức - người tổ chức sự kiện sẽ là người nắm rõ nhất các công việc cần phải làm trong suốt ngày tổ chức sự kiện. Để đảm bảo mọi thứ suôn sẻ nên chuẩn bị và kiểm tra các hạng mục trong khu vực xong xuôi trước khi buổi lễ được bắt đầu khoảng vài tiếng.

Khu vực ghế ngồi được chuẩn bị biển tên,hoa, nước suối,  lên và sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn

Khu vực quầy lễ tân được sắp xếp,bố trí bàn ghế, café, bánh ngọt, nước uống và thông tin chương trình… cho khách trong lúc chờ chương trình diễn ra

Những bàn tiệc Tea Break được chuẩn bị cẩn thận 

Xem thêm: Vai trò của Tiệc Teabreak trong tổ chức sự kiện

 Những bàn tiệc Finger Food cũng được chuẩn bị cẩn thận 

2. Tiến hành chương trình

Đây xem như là bước quan trọng nhất của buổi lễ đó chính là bắt tay vào điều hành tổ chức, thực hiện chương trình. Quá trình tổ chức sự kiện gồm hai nội dung chính như sau:

• Tiếp đón khách tham dự

Một buổi lễ được đánh giá là  tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đầu tiên dựa vào khâu tiếp khách mời. Theo đó, việc tiếp đón cần đảm bảo được diễn ra một cách long trọng và chu đáo. Các khâu bạn cần chuẩn bị để tiếp đón gồm:

– Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn khách đến sự kiện đỗ xe, nhận hoa chúc mừng từ khách

– Đội ngũ PG tiếp đón, hướng dẫn và phục vụ khách

– Đội lân sư rồng biểu diễn và múa trống mở màn đón khách

Hãy thuê một số PG-PB xinh đẹp hỗ trợ đón khách 

• Nội dung chương trình tổ chức sự kiện

– MC xuất hiện và giới thiệu chương trình

– Biểu diễn tiết mục văn nghệ mở màn

– MC tuyên bố lý do tổ chức buổi lễ

– MC giới thiệu các vị đại biểu, khách quý, khách tham dự

– Trình chiếu video clip về doanh nghiệp (nếu có)

– Lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu khai mạc buổi lễ

– MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các vị đại biểu tiến hành nghi thức cắt bang/xông đất.

– MC mời đại biểu thực hiện nghi thức khui sâm panh chúc mừng

– Dẫn khách đi tham quan toàn khu vực, có thể qua đó giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ đi kèm

– MC mời khách tham dự và đại biểu dùng tiệc

– Tiếp tân tiễn khách ra về và tặng quà (nếu có)

– Tháo dỡ, thu gọn tất cả thiết bị

– Dọn dẹp vệ sinh trả mặt bằng cho doanh nghiệp, địa phương.

MC xinh đẹp, giọng nói ấm nhưng không kém phần sinh động sẽ tạo nên thành công cho sự kiện

3. Một số yếu khác để tổ chức sự kiện thành công

– Xây dựng kịch bản chương trình hấp dẫn, chi tiết, phù hợp và truyền tải toàn bộ thông điệp doanh nghiệp muốn thể hiệ

– Khâu thực hiện tổ chức chặt chẽ, theo sát chương trình

– Phân bổ thời gian hợp lý

– Ý tưởng chủ đạo phải sáng tạo, hấp dẫn, để lại ấn tượng cho người tham dự

– Nhân sự phụ trách phải có chuyên môn, phải có trách nhiệm, phải hoàn thành công việc được giao

– Linh hoạt xử lý mọi tình huống ngoài ý muốn có thể xảy ra

– Cung cấp đội ngũ nhân sự trẻ trung, xinh đẹp,nhiệt huyết

– Chi phí tổ chức chương trình đảm bảo phù hợp ngân sách

Qua quy trình trên hi vọng đã cung cấp cho bạn ít thông tin tin hữu ích và cũng hi vọng sẽ đồng hành cùng công ty bạn để  tổ chức sự kiện thành công các sự kiện lớn nhỏ tại TP.HCM cũng như các tỉnh thành phố khác.