NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYỆN NGHIỆP

NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYỆN NGHIỆP 

Người tổ chức sự kiện là người luôn đầy đủ những kỹ năng cần thiết. Nhưng sau cánh gà sân khấu thì không ai biết họ là ai. Niềm vui của họ chính là mang lại nụ cười , niềm vui, những tràng pháo tay của người tham dự chương trình của mình. OCE đã từng nghe ở đâu đó người tổ chức kiện là người biết : "lo trước cái lo của thiên hạ, vui sau cái vui của người khác". 

Đặc thù của người tổ chức sự kiện: 

• Luôn năng động, giao tiếp tốt vì công việc đòi hỏi tương tác với khách hàng rất nhiều
• Con người thích hoạt động không gian thoải mái, di chuyển liên tục 
• Am hiểu các lĩnh vưc mỗi thứ cần phải biết một chút  nào là âm thanh ánh sáng, nhân sự ( MC, PG, Ca Sĩ.....), giải trí nghệ thuật, điều phối giao thông cho khách tham gia sự kiện, hóa học ( khói, khí CO2) làm sao có sự kiện khói nóng có sự kiện khói lạnh .....  Nhưng biết càng nhiều thì rủi ro càng ít. 

Bạn mong muốn trở  thành người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Cần hiểu chính xác bản thân mình 

     Quan trọng là biết mình là ai?  Xem lại mình có những kỹ năng gì, kỹ năng nào đã được hoàn thiện, kỹ năng nào cần rèn luyện, trau dồi, kỹ năng nào cần phải phát triển, và cuối cùng là những cái mình có, có thể hỗ trợ gì cho bạn trong ước mơ trở thành người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Những kỹ năng để làm sự kiện thì có thể nói là nhiều vô số kể và cần được trau dồi trong suốt cả khoảng thời gian làm nghề. Tuy nhiên, có thể xét đến một số Tố chất thiết yếu: óc tổ chức tốt, có khả năng quản lý thời gian, trí tưởng tượng phong phú, khả năng giao tiếp tốt, phản xạ nhạy bén trong những tình huống khẩn cấp.

Hiểu rằng Kinh nghiệm không bao giờ là đủ:

Kinh nghiệm có thể đến từ mọi nơi, mọi lúc. Có thể tự học từ các nguồn tư liệu sách vở, internet, lớp học ngoài giờ… Nhưng, thực tế nhất, đáng tìm hiểu nhất chính là những kinh nghiệm từ những người đi trước, họ là nguồn tư liệu sống động và chân thực nhất khi vẽ ra bức tranh về một nghề đòi hỏi kỹ năng mọi mặt như tổ chức sự kiện.

Vì vậy muốn trở người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì bạn cần những yếu tố nào của nghề? 

Để đạt được mong muốn trở  thành người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì bạn cần những yếu tố : 

1. Sáng tạo

• Môi trường để sáng tạo

         Trong một sự kiện, tất cả mọi thứ khách hàng nhìn thấy, nghe, cảm nhận được … đều do những ý tưởng sáng tạo của người tổ chức xây dựng nên.

           Việc lựa chọn địa điểm, lên kịch bản và ý tưởng thiết kế, trang trí, cũng như các tiết mục biểu diễn nghệ thuật đều có sự góp phần quan trọng của sự sáng tạo.

           Sáng tạo còn yếu tố liên quan tới ý tưởng truyền đạt nội dung, thông điệp của sự kiện.

           Để có được sự sáng tạo cho một sự kiện, cảm hứng chính là điều kiện cần thiết quyết định đến việc ý tưởng tổ chức sự kiện đưa ra hiệu quả hay không.

• Phát huy sáng tạo thế nào ? 

           Đa số mọi người nghĩ rằng , sáng tạo là do bẩm sinh mỗi người mà có khó có thể học hay trau dồi được từ bất kỳ ai. Tuy nhiên, sự sáng tạo lại có thể được trau dồi bằng cách quan sát; ghi nhận học hỏi những gì xảy ra xung quanh mình.

         Những ý tưởng có thể được tạo ra từ chính những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống. Ví dụ như khi bạn đi tham gia một sự kiện nào đó bằng sự chú ý quan sát và vận dụng vào công việc; bạn có thể sáng tạo được một ý tưởng để dàn dựng sân khấu cho sự kiện biểu diễn sắp diễn ra.

          Ý tưởng mới lạ có thể bắt nguồn từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác hay những chuyến du lịch. Có người nói rằng “90% ý tưởng được tạo ra do “học hỏi” và xào nấu lại mà ra”. Từ quá trình dài thu gom những ý tưởng, từ đó co thể kết hợp đưa ra được rất nhiều ý tưởng hay cho mình.

          Để khối óc sáng của bạn phong hơn bạn có thể tìm đến và kết bạn với những người sáng tạo. Năng lượng sáng tạo lan tỏa thúc đẩy không khí và tạo ra một môi trường cho sự sáng tạo tốt hơn.

2. Lên check - list công việc 

“Event Logistics - người "nâng khăn sửa túi" cho Event”.

• Checklist không có bất kỳ khuôn mẫu nào cụ thể.  Nên việc lênchecklist dựa hoàn toàn vào tư duy của mỗi con người làm sự kiện.
• Tuy nhiên, môt yếu tố có thể hoàn thành tốt checklist, đó chính là sự tỉ mỉ; cẩn thận; chu đáo; chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát.

3. Tìm nhà cung cấp và Xin giấy phép tổ chức 

• Tìm nhà cung cấp

       Trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ luôn cần tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ (suppliers); có những đơn vị hợp tác được nhưng cũng có các đơn vị chúng ta không hợp tác vì nhiều lý do. Tuy nhiên, để lựa chọn được những suppliers tốt và hợp tác hiệu quả; có một số điều mà người làm sự kiện phải lưu ý:

• Yêu cầu rõ ràng.
• Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hồ sơ năng lực của họ Nếu cần, bạn có kiến thức về các trang thiết bị, dịch vụ được cung cấp thì rất tốt có thể hỏi họ vài câu về chuyên môn như “Diện tích tổ chức khoảng 5000m2 ngoài trời anh sử dụng dàn âm thanh như thế nào?”
• Lập hợp đồng với những điều khoản cụ thể rõ ràng.
• Có phương án backup riêng
• Hợp tác trên tinh thần tôn trọng, đôi bên đều có lợi 

Để có thể làm việc tốt với Nhà cung cấp; trước hết bạn phải có khả năng giao tiếp và đàm phán; phải vừa cứng rắn vừa mềm mỏng để công việc thuận lợi tốt đẹp. Hầu như những điều này sẽ trau dồi thông qua kinh nghiệm của bản thân và tham khảo những người có kinh nghiệm.

• Xin giấy phép tổ chức 

        Để hiểu rõ về việc xin giấy phép cho việc Tổ chức Sự kiện thì trước tiên bản thân người tổ chức cần nắm sơ một số điều luật cơ bản.

        Những điều này hầu như chỉ có thể trau dồi thông qua kinh nghiệm của bản thân và tham khảo những người có kinh nghiệm trong việc làm việc với các cơ quan hành chính.

4. Triển khai và giám sát thực hiện

Triển khai và giám sát là hai kỹ năng bao gồm nhiều tố chất cần thiết nhất. Để hoàn thành tốt công việc này người làm sự kiện cần:

• Khả năng giao tiếp: để điều phối nhân sự; phân chia công việc và điều hành luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất. Cần cứng rắn và mềm mỏng đúng lúc để tối nhân sự phát huy hết khả năng cũng như thạn chế rủi ro.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Việc lên một kế hoạch, lịch trình chi tiết đến từng giây từng phút sẽ giúp tiết kiệm một khoảng thời gian khá lớn đối với toàn bộ ekip. Việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ xảy đến đối với người tổ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
• Một ý chí kiên định: Bao quát mọi thứ; nắm rõ từng chi tiết nhỏ nhất trong sự kiện và đôi khi phải đảo ngược tình thế để mọi việc được diễn ra đúng kế hoạch. Giải quyết tình huống xảy ra một cách nhanh chóng. Sẽ không có quá nhiều thời gian để bạn có thể đưa ra một quyết định; kỹ năng tổ chức sự kiện vững vàng sự nhạy cảm; tinh tế là điều cần thiết để có thể giải quyết mọi việc nếu không may lệch với kế hoạch. Leader không thể đưa ra những quyết định nóng vội và ngu xuẩn và vì thế hãy thể hiện bản lĩnh của một người dẫn đầu vì thế tất cả thành viên trong nhóm sẽ nghe theo sự sắp xếp và trông cậy vào quyết định và họ tuyệt đối sẽ không muốn nhìn thấy một leader run rẩy, dễ dao động.
• Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi.
• Tập trung vào từng chi tiết dù là nhỏ nhất: ở vị trí giám sát, bạn không cần phải tự tay làm bạn cần nắm được yêu cầu chung cụ thể mà khách hàng đưa ra cho từng khu vực, từng hoạt động để có thể giám sát và đánh giá đúng về chất lượng của khu vực hoạt động đó để có thể kịp thời điều chỉnh.

5. Hoạch định và quản lý rủi ro

• Một sự kiện diễn ra không thể tránh khỏi những sai sót dù lớn hay nhỏ. Tuy nhiên, đối với một sự kiện chuyên nghiệp; việc đề ra những rủi ro và phòng ngừa chúng là một điều hết sức quan trọng.
• Càng dự đoán nhiều tình huống thì càng ít những rủi ro xảy ra gây ảnh hưởng đến sự kiện.
• Đối với những sự kiện lớn và chuyên nghiệp, người tổ chức luôn có một kế hoạch dự phòng các tình huông với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc và tính chất sự kiện và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hưởng đến chương trình. Chẳng hạn như mưa bão; khách mời quá ít, quá đông, mất điện, hư hỏng trang thiết bị, tình huống ẩu đả, …
• Người ổ chức sự kiện cần phải đặc biệt nhạy cảm để xử lý được tình huống cần nhanh chóng xác nhận dạng vấn đề để có thể kịp thời đánh giá và xử lý. Cần có một phương pháp logic có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh; xác định; phân tích; đánh giá; xử lý; giám sát và chia sẻ rủi ro có liên quan với tất cả các hoạt động khác; chức năng; quá trình để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hoá cơ hội.

6. Viết Kịch bản

Để viết được một kịch bản Event tốt thì người viết cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Ngoài ra thì kỹ năng viết và truyền tải thông qua con chữ cũng là một điều không thể thiếu. Dù ý tưởng có tốt tới đâu, óc tư duy và trí tưởng tượng bao quát như thế nào nhưng nếu không thể diễn đạt ý tưởng đó ra thì đều vô ích.

Nói đến kỹ năng viết thì không thể hoàn thiện và trau dồi ngày một ngày hai mà đó là cả một quá trình.

• Viết một ít đần trên giấy dần dần thì bạn sẽ hoàn thiện khả năng truyền tải bằng chữ viết
• Đọc nhiều hơn để vồn từ bạn ngày một phong phú hơn.
• Trò chuyện nhiều hơn để bạn hoàn thiện kahr năng truyền tải thông điệp của mình đến người khác. 

7. Kỹ năng viết Proposal

Để có thể viết được một Proposal hoàn chỉnh (chưa kể đến có thành công hay không), nắm được tầm quan trọng, công tác chuẩn bị và việc lên kế hoạch cho việc làm ra một Proposal.

• Một Proposal hay và thu hút, ngoài ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn còn phụ thuộc vào độ thực tế và tính thuyết phục của dự án chúng ta muốn thực hiện. Điều đó thể hiện qua cách mà chúng ta trình bày vấn đề, đưa ra dẫn chứng cụ thể cũng như tính khả thi của dự án.
• Điều quan trọng là cung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra. 
• Một điều tuyệt đối cần tránh, đó là tuyệt đối không được làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, mà phải biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì nếu quá dài dòng người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của chúng ta, ghoặc sẽ bỏ qua mất những ý tưởng chủ chốt.
• Văn phong cũng quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Chúng ta phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa 1 cách thật tốt thì mới thuyết phục được người khác, nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ.

8. Kỹ năng quản lý tài chính

Một số nguyên tắc quản lý ngân sách cơ bản mà nhân viên sự kiện cần nắm được:

• Hãy thực tế về mức thu về của sự kiện: Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện thường quá lý tưởng về số lượng tài trợ sẽ đạt được; hoặc số lượng khách mời sẽ tham dự. Lý tưởng hóa dự đoán chính là nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát ngân sách so với kết quả cuối chương trình tổ chức sự kiện.
• Luôn có kế hoạch dự phòng: Để đề phòng những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự kiện; sẽ tốt hơn nếu bạn biết được phải làm gì khi có sự cố xảy ra.
• Ngân sách để tránh thua lỗ: Nếu chương trình tổ chức sự kiện bên bờ vực như thua lỗ; điều đó dẫn đến câu hỏi “liệu có nên thực hiện chương trình theo kế hoạch ban đầu?”. Nếu điều đó chưa quá muộn, cần kịp thời thay đổi kế hoạch để chương trình sự kiện ít ra có thể hòa vốn.

Để có kỹ năng quản lý ngân sách tốt; nhân viên sự kiện cần là người khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền; tỉ mỉ để đảm bảo số tiền không vượt quá ngân sách đề ra.
Bạn có thể được trau dồi thông qua đúc kết từ kinh nghiệm của bản thân, qua việc quản lý các dự án. Hơn nữa, để có thể có nền tảng vững chắc và chuyên nghiệp về kỹ năng này; một vài khoá học về kiểm soát nguồn tài chính sẽ là chuyên sâu và hiệu quả nhất.

OCE Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!