HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG SHOWROOM CHUYÊN NGHIỆP

Công ty truyền thông quảng cáo & tổ chức sự kiện Oce xin được hướng dẫn chuẩn bị tổ chức khai trương Showroom chuyên nghiệp

Tổ chức khai trương showroom là một trong những sự kiện quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, đặc biệt là khi bạn muốn tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ đối với khách hàng và đối tác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để tổ chức khai trương showroom một cách chuyên nghiệp, giúp bạn thành công trong việc giới thiệu sản phẩm và xây dựng thương hiệu.

I. Lên kế hoạch chi tiết và phân công công việc

Để đảm bảo sự kiện tổ chức khai trương showroom diễn ra suôn sẻ, việc lên kế hoạch chi tiết và phân công công việc là vô cùng quan trọng. Mọi bước chuẩn bị cho sự kiện tổ chức khai trương cần được thực hiện một cách bài bản, từ việc chọn ngày giờ, thiết kế không gian cho đến lên danh sách khách mời và chuẩn bị tài liệu truyền thông.

• Xác định quy mô và phong cách sự kiện Khi tổ chức khai trương, việc xác định quy mô và phong cách của sự kiện là bước đầu tiên để đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng. Bạn cần biết rõ số lượng khách mời dự kiến để chuẩn bị không gian và các dịch vụ hậu cần phù hợp. Quyết định xem tổ chức khai trương sẽ diễn ra theo phong cách trang trọng hay thân thiện, trẻ trung.
• Lập kế hoạch chi tiết về từng khía cạnh của sự kiện Kế hoạch tổ chức khai trương phải bao gồm tất cả các hạng mục cần chuẩn bị, như thiết kế không gian, trang trí, âm thanh, ánh sáng và dịch vụ ăn uống. Hãy phân chia từng phần công việc cho các nhân sự phụ trách, đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị đúng tiến độ. Đừng quên chuẩn bị cả phương án dự phòng cho trường hợp có sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức khai trương.

• Phân công công việc rõ ràng Để tổ chức khai trương thành công, phân công công việc chi tiết là yếu tố quyết định. Mỗi người phụ trách một mảng công việc cụ thể, từ quản lý sự kiện, tiếp đón khách mời, điều hành sân khấu cho đến xử lý các vấn đề hậu cần. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận giúp giảm thiểu rủi ro khi tổ chức khai trương.
• Kiểm tra và giám sát liên tục Trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện tổ chức khai trương, việc kiểm tra tiến độ thường xuyên là điều cần thiết. Hãy tổ chức các cuộc họp ngắn để cập nhật tình hình và điều chỉnh những vấn đề phát sinh kịp thời. Điều này đảm bảo mọi chi tiết của sự kiện tổ chức khai trương được hoàn thiện đúng thời gian và tiêu chuẩn đề ra.
• Chuẩn bị kịch bản chương trình Kịch bản sự kiện tổ chức khai trương phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm chi tiết về các hoạt động trong ngày như phát biểu khai mạc, giới thiệu sản phẩm, và các hoạt động tương tác với khách mời. Kịch bản càng rõ ràng thì việc tổ chức khai trương càng dễ dàng và chuyên nghiệp.

Kế hoạch chi tiết và phân công công việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức khai trương, giúp sự kiện của bạn diễn ra theo đúng tiến độ và đạt được hiệu quả mong muốn.

II. Trang trí và chuẩn bị không gian showroom

Trang trí showroom là một phần quan trọng trong việc tổ chức khai trương. Không gian cần được bố trí sao cho vừa thể hiện được bản sắc thương hiệu vừa tạo ấn tượng cho khách mời ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Các lưu ý trong trang trí:

• Bảng hiệu và biển tên: Đảm bảo rằng biển hiệu showroom và các biểu ngữ được thiết kế nổi bật và dễ nhận diện.
• Góc check-in: Tạo các khu vực check-in độc đáo để khách mời có thể chụp ảnh và chia sẻ trên mạng xã hội, tăng hiệu ứng lan tỏa cho buổi tổ chức khai trương.
• Không gian trải nghiệm sản phẩm: Sắp xếp các khu vực trưng bày sản phẩm một cách khoa học và thuận tiện để khách hàng có thể tham quan và trải nghiệm dễ dàng.

III. Truyền thông trước, trong và sau buổi tổ chức khai trương

• Truyền thông trước sự kiện: Tạo sức hút cho buổi tổ chức khai trương bằng cách sử dụng các kênh truyền thông như mạng xã hội, email marketing hoặc mời báo chí tham gia. Việc tạo chiến dịch truyền thông trước sự kiện sẽ giúp bạn thu hút sự chú ý và làm cho khách hàng háo hức chờ đợi ngày khai trương.
• Truyền thông trong sự kiện: Trong quá trình tổ chức khai trương, hãy sử dụng các phương tiện truyền thông trực tiếp như livestream hoặc quay video sự kiện để khách hàng không thể tham dự vẫn có thể theo dõi.
• Truyền thông sau sự kiện: Sau khi tổ chức khai trương, đừng quên gửi lời cảm ơn đến những khách mời đã tham dự và chia sẻ những hình ảnh, video nổi bật từ sự kiện lên các nền tảng truyền thông để tiếp tục duy trì sự quan tâm.

OCE Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!