CHECKLIST TỔ CHỨC SỰ KIỆN FAMILY DAY THÀNH CÔNG

1. Giới thiệu về Family Day

Family Day (Ngày hội gia đình doanh nghiệp) là một trong những sự kiện văn hóa nội bộ quan trọng được nhiều công ty, tập đoàn tổ chức hằng năm. Đây không chỉ là dịp để tri ân nhân viên mà còn là cầu nối gắn kết gia đình với doanh nghiệp, tạo ra không gian vui chơi, thư giãn và giao lưu thân mật ngoài công việc thường ngày.

Khác với các buổi hội nghị hay đào tạo, Family Day mang tính giải trí, gắn kết và nhân văn. Các hoạt động trong chương trình thường bao gồm: trò chơi tập thể, teambuilding gia đình, gala lunch/dinner, sân chơi thiếu nhi, tiết mục văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng… giúp mọi người có những trải nghiệm đáng nhớ.

Việc tổ chức thành công một Family Day không chỉ mang lại niềm vui, sự gắn bó cho nhân viên mà còn góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp thân thiện, quan tâm đến đời sống tinh thần của người lao động. Tuy nhiên, để chương trình diễn ra suôn sẻ, cần có checklist chi tiết bao quát từ khâu chuẩn bị ý tưởng – triển khai logistics – quản lý chương trình – đánh giá sau sự kiện.

Checklist này chính là công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào, đồng thời đảm bảo chương trình được tổ chức chuyên nghiệp, sáng tạo và đạt hiệu quả cao nhất.

2. Checklist chuẩn bị trước sự kiện

Để Family Day diễn ra thành công, khâu chuẩn bị trước sự kiện đóng vai trò then chốt. Một kế hoạch rõ ràng, chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho toàn thể nhân viên và gia đình.

2.1. Xác định mục tiêu và thông điệp

Doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu tổ chức Family Day:

• Gắn kết nội bộ, tăng sự gắn bó giữa nhân viên và công ty.

• Tri ân nhân viên, gia đình đã đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, tạo bản sắc riêng.

Thông điệp sự kiện nên ngắn gọn, ý nghĩa và xuyên suốt toàn chương trình, ví dụ: “Chung một mái nhà – Vững bước tương lai” hoặc “Gắn kết yêu thương – Lan tỏa giá trị”.

2.2. Lập ngân sách chi tiết

Ngân sách cần được phân bổ hợp lý, tránh phát sinh quá nhiều chi phí ngoài dự kiến. Các hạng mục chính gồm:

• Địa điểm tổ chức: thuê hội trường, resort, công viên hoặc nhà hàng.

• Trang thiết bị: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, backdrop, màn hình LED.

• Nhân sự: MC, PG, ban tổ chức, kỹ thuật viên.

• Truyền thông nội bộ: poster, email, banner, clip teaser.

• Quà tặng và phần thưởng: lưu niệm, quà bốc thăm, quà cho trẻ em.

2.3. Chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Không gian sự kiện ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của khách tham dự. Một số lựa chọn phổ biến:

• Ngoài trời: công viên, bãi biển, khu dã ngoại – phù hợp cho team building và trò chơi vận động.

• Khu nghỉ dưỡng/resort: kết hợp nghỉ dưỡng gia đình và gala dinner.

• Nhà hàng/hội trường lớn: phù hợp với công ty có số lượng nhân sự đông, cần không gian tiện nghi.

2.4. Lên ý tưởng và chủ đề sự kiện

Một chủ đề xuyên suốt sẽ giúp chương trình trở nên ấn tượng và chuyên nghiệp hơn. Ví dụ:

• “Hành trình yêu thương” – tôn vinh sự gắn kết gia đình.

• “Chung một mái nhà” – nhấn mạnh tinh thần đoàn kết nội bộ.

• “Gắn kết để phát triển” – truyền tải tinh thần đồng hành cùng doanh nghiệp.

Các hoạt động, trang trí và quà tặng cũng nên được thiết kế đồng bộ với chủ đề đã chọn.

2.5. Chuẩn bị kịch bản chương trình

Một kịch bản rõ ràng giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn. Kịch bản thường bao gồm:

• Khai mạc: chào đón, phát biểu lãnh đạo, video clip giới thiệu.

• Hoạt động team building: trò chơi vận động cho nhân viên và gia đình.

• Vui chơi trẻ em: khu trò chơi, gian hàng vẽ tranh, tô tượng, bong bóng nghệ thuật.

• Gala lunch/dinner: ăn uống, văn nghệ, biểu diễn nghệ thuật.

• Bế mạc: bốc thăm trúng thưởng, chụp hình lưu niệm.

2.6. Truyền thông và mời khách tham dự

Truyền thông nội bộ cần triển khai ít nhất 2–4 tuần trước sự kiện để nhân viên và gia đình có sự chuẩn bị. Các hình thức gồm:

• Gửi thư mời trực tiếp đến từng nhân viên.

• Thiết kế poster, banner nội bộ đặt tại công ty.

• Gửi thông báo qua email, group chat, mạng nội bộ.

• Tạo clip teaser hoặc album hình ảnh nhắc nhở, tăng sự háo hức.

3. Checklist hạng mục cần trong ngày diễn ra

Ngày tổ chức Family Day chính là “trái tim” của toàn bộ sự kiện. Doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo từ khâu đón khách, vận hành chương trình đến trải nghiệm dành cho từng thành viên trong gia đình. Dưới đây là những hạng mục quan trọng không thể thiếu:

3.1. Sân khấu, âm thanh – ánh sáng, backdrop

• Sân khấu: thiết kế đẹp, chắc chắn, đồng bộ với concept sự kiện.

• Âm thanh – ánh sáng: kiểm tra kỹ thuật trước sự kiện, đảm bảo rõ ràng, không bị gián đoạn.

• Backdrop: vừa để tạo điểm nhấn sân khấu, vừa phục vụ chụp ảnh lưu niệm.

3.2. Khu vực team building và trò chơi cho trẻ em

• Team building cho người lớn: trò chơi vận động, thử thách đồng đội, gắn kết nhân viên.

• Hoạt động cho trẻ em: vẽ tranh, tô tượng, chú hề bong bóng, sân chơi mini, trò chơi dân gian.

• Không gian riêng: tách biệt khu vực người lớn và trẻ em để mọi lứa tuổi đều được trải nghiệm thoải mái.

3.3. Khu vực check-in và lễ tân đón khách

• Backdrop check-in: thiết kế đẹp mắt, gắn liền với chủ đề sự kiện.

• Lễ tân đón khách: đội ngũ PG/nhân sự phụ trách đón tiếp, hướng dẫn khu vực, phát tài liệu hoặc quà chào mừng.

• Photo booth: tạo góc chụp hình sáng tạo để gia đình lưu giữ kỷ niệm.

3.4. Nhân sự điều phối, MC, hoạt náo viên

• Điều phối: đảm bảo sự kiện diễn ra đúng timeline.

• MC: dẫn dắt chương trình, tạo không khí sôi động và xuyên suốt.

• Hoạt náo viên: hỗ trợ các trò chơi, khu vực team building và khu trẻ em, giữ bầu không khí vui vẻ.

3.5. Ẩm thực: tiệc nhẹ, buffet, gala dinner

• Tiệc nhẹ: phục vụ khách trong lúc check-in, chờ khai mạc.

• Buffet/gala dinner: đa dạng món ăn, phù hợp cả người lớn và trẻ em.

• Thức uống: nước ngọt, nước trái cây, bia hoặc rượu vang cho bữa tiệc tối.

3.6. Quà tặng và kỷ niệm cho gia đình tham dự

• Quà tri ân: áo đồng phục sự kiện, túi quà, khung ảnh chụp tại sự kiện.

• Kỷ niệm: giấy chứng nhận tham gia, huy hiệu, sổ tay kỷ niệm.

• Quà cho trẻ em: đồ chơi nhỏ, bánh kẹo, bong bóng nghệ thuật.

4. Checklist sau sự kiện

Một sự kiện thành công không chỉ dừng lại khi chương trình kết thúc. Giai đoạn hậu sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường hiệu quả, duy trì mối quan hệ với nhân viên và gia đình, cũng như chuẩn bị cho những lần tổ chức tiếp theo.

4.1. Tổng kết và đánh giá hiệu quả

• Đo lường mức độ tham gia: số lượng nhân viên và gia đình tham dự so với dự kiến.

• Đánh giá trải nghiệm: theo dõi mức độ hào hứng, tương tác của nhân viên và gia đình trong suốt chương trình.

• Hiệu quả truyền thông: phân tích lượt tương tác, hình ảnh, video sự kiện trên kênh nội bộ và mạng xã hội.

• So sánh với mục tiêu ban đầu: xem sự kiện đã đạt mục tiêu gắn kết, lan tỏa văn hóa hay tri ân nhân viên hay chưa.

4.2. Gửi thư cảm ơn và hình ảnh sự kiện

• Email cảm ơn: gửi lời tri ân đến toàn thể nhân viên và gia đình đã tham dự.

• Chia sẻ hình ảnh/video: đăng tải trên intranet, group nội bộ hoặc website công ty để mọi người cùng nhìn lại.

• Ấn phẩm lưu niệm: có thể gửi album ảnh nhỏ hoặc clip highlight đến các gia đình để tăng sự gắn bó.

4.3. Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên và gia đình

• Bảng khảo sát online: thu thập ý kiến về chương trình, địa điểm, hoạt động, ẩm thực.

• Khảo sát ngắn gọn: tập trung vào điểm mạnh – điểm cần cải thiện.

• Ghi nhận phản hồi đặc biệt: nếu có những ý kiến sáng tạo hoặc góp ý chi tiết, có thể xem xét đưa vào kế hoạch cho sự kiện sau.

4.4. Báo cáo chi phí và rút kinh nghiệm cho sự kiện sau

• Tổng hợp chi phí thực tế: so sánh với ngân sách dự kiến, đánh giá mức độ tối ưu.

• Phân tích hạng mục chi tiêu: xác định phần nào hợp lý, phần nào vượt ngân sách.

• Rút kinh nghiệm: lập danh sách những điểm cần phát huy và những điểm cần tránh cho lần tổ chức tiếp theo.

• Đề xuất cải tiến: từ khâu tổ chức, nhân sự, ý tưởng cho đến việc chăm sóc khách mời sau sự kiện.

5. Kinh nghiệm để Family Day thành công

Ngoài việc lên kế hoạch và chuẩn bị checklist kỹ lưỡng, doanh nghiệp cần chú ý đến những kinh nghiệm thực tiễn sau để sự kiện Family Day diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả cao nhất:

5.1. Luôn có phương án dự phòng cho thời tiết và kỹ thuật

• Đối với sự kiện ngoài trời: cần chuẩn bị phương án di chuyển vào khu vực trong nhà, hoặc bố trí nhà bạt, mái che, quạt hơi nước, máy lạnh di động để ứng phó với mưa nắng bất thường.

• Đối với kỹ thuật: kiểm tra và chạy thử hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, micro… trước sự kiện; luôn có thiết bị dự phòng.

• Đội ngũ kỹ thuật onsite: cần trực suốt chương trình để xử lý nhanh mọi sự cố.

5.2. Cân bằng hoạt động cho mọi lứa tuổi

• Trẻ em: khu vui chơi riêng, trò chơi dân gian, chú hề bong bóng, tô tượng, vẽ tranh cát.

• Người lớn: hoạt động team building, mini game tập thể, talkshow hoặc gala dinner.

• Cả gia đình: trò chơi gắn kết cha mẹ – con cái, bốc thăm trúng thưởng, chụp ảnh lưu niệm.
  👉 Sự cân bằng này đảm bảo mọi thành viên đều có trải nghiệm vui vẻ, không bị “ra rìa”.

5.3. Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để giảm tải áp lực

• Kinh nghiệm tổ chức: đơn vị chuyên nghiệp sẽ tư vấn ý tưởng, kịch bản, dự trù rủi ro và xử lý nhanh khi có sự cố.

• Nguồn lực đầy đủ: từ âm thanh ánh sáng, sân khấu, backdrop, nhân sự MC – hoạt náo viên, đến dịch vụ ẩm thực và quà tặng.

• Tiết kiệm thời gian – công sức: doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào khách mời, còn mọi hạng mục đã có đối tác lo trọn gói.

6. Kết luận

Family Day là dịp quan trọng để doanh nghiệp tri ân, gắn kết và lan tỏa văn hóa nội bộ. Với một checklist tổ chức chi tiết, sự kiện chắc chắn sẽ diễn ra thành công, để lại ấn tượng sâu đậm cho nhân viên và gia đình.

OCE CAM KẾT :

• CHẤT LƯỢNG và sự UY TÍN đối với khách hàng là điều làm nên Thương Hiệu OCE  vì thế đội ngũ OCE luôn tuân thủ quy định nghiêm ngặt trong quy trình tổ chức sự kiện: 
  • Chuẩn bị công tác tổ chức kỹ lưỡng.
  • Luôn đến sớm hơn với thời gian quy định khi chạy chương trình.
  • Luôn đặt mục tiêu thành công của chương trình lên hàng đầu.
• Ý TƯỞNG SÁNG TẠO cách tổ chức trong mỗi chương trình khi được khách hàng tin tưởng liên hệ và luôn làm mới mình các chương trình sau. OCE luôn tuân thủ các yêu tố sau :
  • Sáng tạo ý tưởng kịch bản chương trình
  • Sáng tạo ý tưởng thiết kế sân khấu
  • Luôn bám sát với mục đích yêu cầu của khách hàng.
• NHIỆT HUYẾT NĂNG ĐỘNG với đội ngũ trẻ luôn sẵn sàng giúp khách hàng gỡ rối trong các trường hợp khó khăn nhất. Vì thế quy trình tổ chức, OCE luôn có :
  • Nhân sự trực tiếp đứng ra quản lí các sự kiện.
  • Hỗ trợ hết mình khi có các vấn đề không hay xảy ra.
  • Sẵn sàng tiếp ứng khi khách hàng yêu cầu.
• CHI PHÍ TIẾT KIỆM so với thị trường và phù hợp với ngân sách của khách hàng đề ra. Vì thế OCE luôn :
  • Cập nhật nhân sự thị trường.
  • Liên kết các đối tác cung cấp cơ sở vật chất tốt nhưng với chi phí tiết kiệm nhất. 
  • Hỗ trợ tư vấn khách hàng sẽ cần tổ chức chương trình như thế nào để có thể tiết kiệm chi phí nhất. 

 
Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!