CHECKLIST TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY TỪ A-Z

1. Lễ kỷ niệm thành lập công ty là gì và ý nghĩa

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là sự kiện quan trọng trong đời sống doanh nghiệp, được tổ chức vào dịp đánh dấu số năm hoạt động kể từ ngày thành lập. Đây không chỉ đơn thuần là một buổi tiệc mừng, mà còn là dịp để nhìn lại hành trình đã qua, tôn vinh những cột mốc đáng nhớ và hướng tới tương lai với tinh thần mới.

Thông thường, lễ kỷ niệm sẽ quy tụ ban lãnh đạo, toàn thể nhân sự, đối tác, khách hàng và đôi khi là các cơ quan báo chí, truyền thông. Sự kiện có thể diễn ra với nhiều hình thức: hội trường trang trọng, gala dinner, dạ tiệc ngoài trời hoặc kết hợp với triển lãm, hội thảo chuyên đề.

Ý nghĩa của lễ kỷ niệm thành lập công ty

1. Gắn kết nội bộ và nâng cao tinh thần đội ngũ

• Đây là dịp để toàn thể nhân viên cùng nhau ôn lại chặng đường phát triển, cảm nhận niềm tự hào khi được là một phần của tập thể.

• Các hoạt động giao lưu, vinh danh, trò chơi tập thể sẽ giúp xóa bỏ khoảng cách giữa các phòng ban, củng cố tinh thần đoàn kết.

2. Khẳng định thương hiệu trên thị trường

• Một lễ kỷ niệm được tổ chức chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng mạnh với khách mời, đối tác và báo chí.

• Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu thành tựu, dự án nổi bật, sản phẩm mới, qua đó nâng cao hình ảnh và uy tín.

3. Lan tỏa giá trị doanh nghiệp tới cộng đồng

• Thông qua câu chuyện thương hiệu, video hành trình, hoặc các hoạt động tri ân xã hội, lễ kỷ niệm góp phần chia sẻ những giá trị tốt đẹp mà doanh nghiệp theo đuổi.

• Một số công ty còn kết hợp lễ kỷ niệm với hoạt động từ thiện, CSR, để thông điệp ý nghĩa được lan tỏa mạnh mẽ.

4. Tri ân và thắt chặt mối quan hệ với khách hàng, đối tác

• Đây là thời điểm lý tưởng để gửi lời cảm ơn chân thành, đồng thời củng cố niềm tin và mở ra cơ hội hợp tác mới.

2. Các bước chuẩn bị trước sự kiện

Trước khi bắt tay vào checklist chi tiết, doanh nghiệp cần chuẩn bị nền tảng tổ chức thật kỹ để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ:

Xác định quy mô sự kiện
Xem xét liệu buổi lễ sẽ tổ chức nội bộ (chỉ nhân sự công ty) hay kết hợp khách mời bên ngoài (đối tác, khách hàng, báo chí). Quy mô sẽ quyết định ngân sách, địa điểm và mức độ truyền thông.

Chọn thời gian phù hợp
Thường tổ chức gần ngày thành lập hoặc vào thời điểm tròn năm hoạt động (5 năm, 10 năm…). Tránh những giai đoạn cao điểm bận rộn hoặc thời tiết xấu để đảm bảo sự tham gia đông đủ.

Thành lập Ban Tổ Chức (BTC)
Phân công rõ ràng vai trò:

• Trưởng ban: Điều phối chung, chịu trách nhiệm quyết định.
• Phụ trách nội dung: Lên kịch bản, chủ đề, thông điệp.
• Hậu cần – kỹ thuật: Chuẩn bị địa điểm, thiết bị, trang trí.
• Truyền thông – PR: Lên kế hoạch quảng bá, quản lý hình ảnh.
• Tài chính: Quản lý và kiểm soát ngân sách.

3. Checklist tổ chức lễ kỷ niệm từ A-Z

1. Xác định mục tiêu và thông điệp

• Mục tiêu: Có thể là tri ân, quảng bá thương hiệu, gắn kết nhân sự, hoặc giới thiệu sản phẩm mới.

• Thông điệp: Ngắn gọn, dễ nhớ, truyền cảm hứng và gắn với hành trình phát triển. Ví dụ: “10 năm – Một hành trình vươn xa” hoặc “Cùng nhau tỏa sáng”.

2. Lên ý tưởng chủ đề (Theme)

• Chọn màu sắc, concept, trang trí đồng nhất từ backdrop, thiệp mời, visual sân khấu đến đồng phục nhân sự sự kiện.

• Nội dung chương trình cần bám sát theme, kết hợp âm nhạc, video, hiệu ứng ánh sáng để tạo không khí nhất quán và giàu cảm xúc.

3. Lập ngân sách chi tiết

• Các hạng mục cần dự trù: Địa điểm, trang trí, âm thanh – ánh sáng, quà tặng, nhân sự, truyền thông, ăn uống, chi phí dự phòng.

• Nguyên tắc: Luôn có khoản dự phòng 10–15% để xử lý tình huống phát sinh như mưa gió, hỏng thiết bị, tăng khách mời.

4. Chọn địa điểm tổ chức

• Trong nhà: Khách sạn, trung tâm hội nghị – phù hợp cho phong cách sang trọng, chuyên nghiệp.

• Ngoài trời: Sân khấu, bãi cỏ, bờ sông – tạo cảm giác mới mẻ, thoáng đãng.

• Kiểm tra sức chứa, dịch vụ đi kèm, bãi đỗ xe, vị trí giao thông và hệ thống kỹ thuật tại chỗ.

5. Lên timeline chương trình

Một timeline chuẩn có thể gồm:

Mở màn: Đón khách, check-in tại photobooth, chiếu video giới thiệu hành trình công ty.

Nội dung chính:

• Phát biểu của lãnh đạo.

• Vinh danh nhân sự xuất sắc, trao kỷ niệm chương.

• Các tiết mục văn nghệ, trình diễn nghệ thuật.

Kết thúc: Tiệc giao lưu, chụp ảnh lưu niệm, cảm ơn khách mời.

6. Chuẩn bị nội dung kịch bản MC

• MC là “linh hồn” của sự kiện, cần dẫn dắt mạch lạc, tạo kết nối và cảm xúc.

• Soạn kịch bản chi tiết cho từng phần: lời dẫn, phần chuyển tiếp, lời giới thiệu nhân vật, lời cảm ơn và kết thúc.

7. Truyền thông trước – trong – sau sự kiện

• Trước: Tạo không khí chờ đợi với teaser, poster, video mời, email, thông cáo báo chí.

• Trong: Livestream, đăng ảnh thời gian thực, tạo hashtag để lan tỏa.

• Sau: Xuất bản video highlight, bài recap cảm xúc, gửi lời cảm ơn tới khách mời.

8. Sản xuất và thi công hạng mục sự kiện

• Hạng mục thiết kế – thi công: Backdrop, sân khấu, standee, booth chụp ảnh, bàn lễ tân.

• Kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu, micro – tất cả phải đạt chuẩn và được kiểm tra kỹ.

9. Kiểm tra, tổng duyệt trước ngày diễn ra

• Chạy thử toàn bộ chương trình với MC, kỹ thuật, hậu cần.

• Kiểm tra vị trí thiết bị, bố trí chỗ ngồi, đường di chuyển của khách.

• Lên phương án phân luồng khách, xử lý sự cố nếu xảy ra.

4. Lưu ý để sự kiện kỷ niệm thành công

• Chọn MC phù hợp với phong cách công ty.

• Giữ đúng tiến độ và thời lượng từng phần.

• Dự phòng rủi ro về thời tiết, kỹ thuật.

• Tạo điểm nhấn cảm xúc qua video, câu chuyện, hoạt động bất ngờ.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện kỷ niệm công ty trọn gói

5. Kết luận

Một lễ kỷ niệm thành lập công ty được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ vừa là dịp tri ân, vừa là chiến lược truyền thông hiệu quả. Sử dụng checklist từ A-Z sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, chi phí và mang lại một sự kiện đáng nhớ.

OCE CAM KẾT :

• CHẤT LƯỢNG và sự UY TÍN đối với khách hàng là điều làm nên Thương Hiệu OCE  vì thế đội ngũ OCE luôn tuân thủ quy định nghiêm ngặt trong quy trình tổ chức sự kiện: 
  • Chuẩn bị công tác tổ chức kỹ lưỡng.
  • Luôn đến sớm hơn với thời gian quy định khi chạy chương trình.
  • Luôn đặt mục tiêu thành công của chương trình lên hàng đầu.
• Ý TƯỞNG SÁNG TẠO cách tổ chức trong mỗi chương trình khi được khách hàng tin tưởng liên hệ và luôn làm mới mình các chương trình sau. OCE luôn tuân thủ các yêu tố sau :
  • Sáng tạo ý tưởng kịch bản chương trình
  • Sáng tạo ý tưởng thiết kế sân khấu
  • Luôn bám sát với mục đích yêu cầu của khách hàng.
• NHIỆT HUYẾT NĂNG ĐỘNG với đội ngũ trẻ luôn sẵn sàng giúp khách hàng gỡ rối trong các trường hợp khó khăn nhất. Vì thế quy trình tổ chức, OCE luôn có :
  • Nhân sự trực tiếp đứng ra quản lí các sự kiện.
  • Hỗ trợ hết mình khi có các vấn đề không hay xảy ra.
  • Sẵn sàng tiếp ứng khi khách hàng yêu cầu.
• CHI PHÍ TIẾT KIỆM so với thị trường và phù hợp với ngân sách của khách hàng đề ra. Vì thế OCE luôn :
  • Cập nhật nhân sự thị trường.
  • Liên kết các đối tác cung cấp cơ sở vật chất tốt nhưng với chi phí tiết kiệm nhất. 
  • Hỗ trợ tư vấn khách hàng sẽ cần tổ chức chương trình như thế nào để có thể tiết kiệm chi phí nhất. 

 
Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!