CÁCH TỐI ƯU CHI PHÍ THUÊ CÔNG TY SỰ KIỆN

1. Giới thiệu chung về chi phí khi thuê công ty tổ chức sự kiện

Thuê công ty tổ chức sự kiện mang lại nhiều lợi ích như kinh nghiệm chuyên sâu, quy trình chuẩn mực và khả năng ứng phó linh hoạt với rủi ro. Tuy nhiên, nếu không có chiến lược quản lý ngân sách rõ ràng, chi phí có thể dễ dàng vượt khỏi tầm kiểm soát. Do đó, việc hiểu rõ các khoản mục chi, đồng thời xác định trước mức đầu tư tối đa sẽ là bước nền tảng giúp bạn cân đối giữa chất lượng và chi phí.

2. Xác định ngân sách & mục tiêu rõ ràng

Trước hết, hãy phân bổ ngân sách thành ba giai đoạn chính: lên ý tưởng, chuẩn bị và vận hành – hậu kỳ. Đối với giai đoạn lên ý tưởng, nên dành khoảng 5–10% tổng kinh phí để phát triển kịch bản và định hướng ý tưởng. Tiếp đến, giai đoạn chuẩn bị chiếm gần một nửa ngân sách, tập trung vào thuê địa điểm, thiết bị và nhân sự; cuối cùng, phần còn lại dùng cho khâu vận hành, quảng bá và rút kinh nghiệm sau sự kiện. Bên cạnh đó, bạn cần đặt mục tiêu ROI rõ ràng bằng cách xác định các KPI trọng yếu như số lượng khách tham dự, tương tác mạng xã hội hay lượng lead thu về, từ đó tính toán giá trị truyền thông hoặc doanh thu ước tính so với số tiền bỏ ra.

3. Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp

Khi tìm kiếm đối tác, việc khảo sát ít nhất 3–5 công ty để so sánh về quy mô, danh mục dịch vụ và bảng báo giá chi tiết là vô cùng cần thiết. Song song đó, bạn nên tham khảo feedback từ khách hàng cũ qua case study hoặc đánh giá trực tuyến để đánh giá năng lực thực tế. Xu hướng hiện nay cho thấy các gói “trọn gói” thường mang đến mức chiết khấu tốt hơn so với việc tách rời từng hạng mục, đồng thời giúp bạn hạn chế rủi ro đội giá do phát sinh ngoài kế hoạch.

5 Bước Đơn Giản Để Tổ Chức Ngày Quốc tế Thiếu nhi

4. Thương lượng & tối ưu hợp đồng

Đàm phán chi phí không chỉ gói gọn ở mức giá cuối cùng mà còn bao gồm điều khoản thanh toán và tiến độ thực hiện. Bạn nên thỏa thuận thanh toán theo các mốc giai đoạn—không đặt cọc quá nhiều ngay từ đầu—để giảm áp lực tài chính. Đồng thời, yêu cầu công ty tổ chức cung cấp bảng giá chi tiết cho từng hạng mục sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát chi phí phát sinh. Ngoài ra, việc linh hoạt chọn khung giờ tổ chức vào ngày giữa tuần, hoặc thuê địa điểm ngoài mùa cao điểm, cũng là cách hiệu quả để thương lượng giá thuê tốt hơn.

5. Tận dụng nguồn lực nội bộ & đối tác

Thay vì tự thuê thêm nhân sự bên ngoài, bạn có thể huy động đội ngũ tình nguyện viên hoặc thực tập sinh trong công ty để phụ trách các khâu hậu cần, đón tiếp hay hỗ trợ kỹ thuật, qua đó giảm đáng kể chi phí nhân công. Bên cạnh đó, hãy chủ động tìm kiếm tài trợ từ các đối tác media partner hoặc nhà cung cấp vật liệu, đổi lại bằng việc đặt logo của họ trên các ấn phẩm truyền thông. Hình thức hợp tác trao đổi này sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách in ấn, truyền thông mà vẫn đảm bảo giá trị nhận diện thương hiệu cho nhà tài trợ.

6. Ứng dụng công nghệ – tự động hóa

Việc áp dụng phần mềm quản lý sự kiện để xử lý đăng ký, check-in và báo cáo tự động không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm nhu cầu nhân sự trực tiếp tại sự kiện. Đồng thời, tập trung vào kênh truyền thông số như livestream, email marketing hay PR online thay cho in ấn số lượng lớn sẽ giúp bạn linh hoạt điều chỉnh nội dung, tiết kiệm chi phí in ấn và vận chuyển, đồng thời gia tăng hiệu quả tương tác.

7. Kiểm soát & đánh giá chi phí sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn cần lập báo cáo chi tiết đối chiếu giữa chi phí thực tế và kế hoạch ban đầu để phân tích các nguyên nhân chênh lệch. Từ đó, rút ra bài học kinh nghiệm và lưu trữ checklist, hợp đồng mẫu chuẩn để tái sử dụng cho các dự án sau, giúp quá trình tổ chức ở lần tiếp theo diễn ra nhanh gọn, tiết kiệm hơn.

Các Gói Dịch Vụ Tổ Chức Lễ Quốc Tế Thiếu Nhi 1/6

 Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí

OCE Agency Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Sự kiện Giáng Sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự PG PB activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE Agency hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE Agency sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0931114916

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!