CÁCH THU THẬP PHẢN HỒI KHÁCH HÀNG SAU SỰ KIỆN

1. Vì sao cần thu thập phản hồi khách hàng sau sự kiện?

1.1 Đo lường mức độ hài lòng

Sau mỗi sự kiện, doanh nghiệp cần biết khách hàng thực sự cảm nhận thế nào về trải nghiệm mà họ vừa có.

• Nội dung chương trình: Có đủ hấp dẫn, giá trị và đúng với mong đợi?

• Khâu tổ chức: Quy trình check-in, hướng dẫn, sắp xếp chỗ ngồi, phục vụ… có thuận tiện không?

• Chất lượng dịch vụ: Từ âm thanh – ánh sáng, đồ ăn – thức uống, đến sự hỗ trợ của đội ngũ nhân sự.
  Những dữ liệu này giúp bạn định lượng được mức độ thành công của sự kiện và so sánh với các mục tiêu đã đặt ra.

1.2 Cải thiện chất lượng

Không có sự kiện nào hoàn hảo tuyệt đối, và phản hồi chính là bản đồ chỉ ra điểm cần cải thiện.

• Các góp ý về thời lượng chương trình, nội dung thiếu hoặc thừa sẽ giúp tinh chỉnh kịch bản.

• Phản ánh về vị trí, cơ sở vật chất sẽ định hướng chọn địa điểm tốt hơn cho lần sau.

• Những lời khen sẽ cho thấy điểm mạnh cần duy trì và phát huy thành lợi thế cạnh tranh.
  Nhờ vậy, mỗi lần tổ chức sau đều nâng cấp hơn lần trước, tạo trải nghiệm ngày càng tốt hơn cho khách mời.

1.3 Tăng tính gắn kết

Việc hỏi ý kiến khách hàng không chỉ để lấy dữ liệu, mà còn là thông điệp rằng bạn trân trọng họ.

• Khi được lắng nghe, khách sẽ cảm thấy mình là một phần của sự kiện chứ không chỉ là người tham dự.

• Cảm giác này giúp tăng lòng trung thành và thiện cảm với thương hiệu.

• Trong nhiều trường hợp, khách hàng hài lòng sẽ chủ động giới thiệu và mời người khác tham gia sự kiện sau.

1.4 Cơ hội marketing

Phản hồi tích cực chính là nguồn nội dung marketing chân thực nhất.

• Các câu nói, đánh giá tốt có thể trích dẫn trên website, mạng xã hội, hoặc tài liệu quảng bá.

• Hình ảnh/video khách hàng chia sẻ kèm nhận xét sẽ tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ hơn bất kỳ quảng cáo nào.

• Điều này đặc biệt hiệu quả khi bạn muốn thu hút khách tham gia các sự kiện tiếp theo hoặc ra mắt sản phẩm mới.

2. Nguyên tắc thu thập phản hồi hiệu quả

2.1 Nhanh chóng

Thời điểm gửi yêu cầu phản hồi rất quan trọng.

• Khảo sát nên được gửi trong vòng 24–48 giờ sau khi sự kiện kết thúc, khi cảm xúc và ấn tượng của khách vẫn còn mới mẻ.

• Nếu để quá lâu, khách dễ quên chi tiết hoặc giảm động lực trả lời.

2.2 Ngắn gọn

Khách hàng thường bận rộn, nên tránh bảng khảo sát dài lê thê.

• Chỉ tập trung vào 5–10 câu hỏi quan trọng xoay quanh nội dung, tổ chức, trải nghiệm và ý kiến cải thiện.

• Kết hợp câu hỏi trắc nghiệm (để trả lời nhanh) và câu hỏi mở (để khách nêu cảm nhận chi tiết).

2.3 Dễ thực hiện

Quá trình phản hồi phải đơn giản và thân thiện để khách không ngại tham gia.

• Dùng Google Forms, SurveyMonkey, Typeform hoặc nền tảng tương tác quen thuộc như Zalo, Messenger.

• Đảm bảo giao diện rõ ràng, không yêu cầu nhiều bước đăng nhập.

• Nếu khảo sát trực tiếp tại sự kiện, chuẩn bị QR code để khách quét nhanh.

2.4 Bảo mật

Khách hàng cần được đảm bảo rằng thông tin của họ sẽ không bị lộ.

• Có phần ghi chú hoặc cam kết bảo mật ở cuối khảo sát.

• Chỉ dùng dữ liệu cho mục đích cải thiện dịch vụ và truyền thông (nếu được cho phép).

2.5 Đa kênh

Không nên chỉ dựa vào một kênh duy nhất để thu thập phản hồi.

• Email: Phù hợp cho bảng khảo sát chi tiết.

• Mạng xã hội: Khuyến khích khách chia sẻ cảm nhận kèm hashtag.

• Điện thoại/Zalo: Hiệu quả khi muốn trò chuyện trực tiếp hoặc khảo sát nhanh.

• Form in tại sự kiện: Thu thập ngay trước khi khách rời đi.

3. Các phương pháp thu thập phản hồi phổ biến

3.1 Khảo sát online (Email, Google Form)

• Ưu điểm: Nhanh, tiết kiệm, dễ phân tích dữ liệu.

• Gửi kèm link khảo sát qua email, tin nhắn hoặc mạng xã hội.

• Nên có câu hỏi định lượng (chấm điểm) và định tính (ý kiến mở).

3.2 Phỏng vấn nhanh tại chỗ

• Thực hiện ngay khi khách rời sự kiện để thu nhận ấn tượng “nóng”.

• Thích hợp cho sự kiện nhỏ, khách hàng mục tiêu cụ thể.

3.3 Phiếu đánh giá giấy

• Đặt tại bàn check-out hoặc gửi kèm quà tặng.

• Phù hợp với sự kiện offline, hội thảo, triển lãm.

3.4 Thu thập qua mạng xã hội

• Theo dõi hashtag, comment, review của khách tham gia.

• Khuyến khích khách chia sẻ hình ảnh, cảm nhận và gắn thẻ fanpage.

3.5 Đánh giá qua ứng dụng sự kiện

• Với sự kiện quy mô lớn, sử dụng app riêng giúp thu phản hồi nhanh và tự động hóa phân tích.

4. Cách phân tích và sử dụng phản hồi khách hàng

4.1 Phân loại

Trước hết, cần sắp xếp phản hồi theo nhóm chủ đề để dễ phân tích:

• Nội dung chương trình: Chủ đề, phần trình bày, diễn giả, tính hấp dẫn.

• Tổ chức: Quy trình check-in, timeline, MC, điều phối.

• Dịch vụ: Ăn uống, quà tặng, hỗ trợ khách.

• Địa điểm: Không gian, âm thanh, ánh sáng, tiện ích.

• Khác: Ý tưởng mới, góp ý chung.

📌 Mẹo: Sử dụng Google Sheets hoặc Excel để tạo các cột phân loại, giúp lọc dữ liệu nhanh.

4.2 Đo lường

Để có số liệu cụ thể, hãy gán thang điểm cho các câu hỏi định lượng.

• Ví dụ: Thang 1–5 cho mức độ hài lòng.

• Tính điểm trung bình cho từng hạng mục để biết điểm mạnh – điểm yếu.

• Tính tỷ lệ Net Promoter Score (NPS):

  • Câu hỏi: “Bạn có sẵn sàng giới thiệu sự kiện này cho người khác không?”

  • Công thức: NPS = % người đánh giá 9–10 (promoter) – % người đánh giá 0–6 (detractor).

4.3 Hành động

Phản hồi chỉ có giá trị khi được chuyển thành hành động cụ thể.

• Với điểm yếu: Lên kế hoạch cải thiện cho lần sau (ví dụ, tăng thời lượng giao lưu nếu khách nói “thời gian networking quá ngắn”).

• Với điểm mạnh: Duy trì hoặc phát huy (ví dụ, giữ lại đội ngũ MC nếu nhận được nhiều lời khen).

4.4 Chia sẻ

Khách hàng sẽ cảm thấy được tôn trọng và gắn kết hơn nếu biết ý kiến của họ tạo ra thay đổi.

• Gửi email hoặc đăng bài trên fanpage: “Dựa trên phản hồi của bạn, sự kiện lần tới sẽ…”.

• Cảm ơn cá nhân hoặc tặng voucher/ưu đãi cho những phản hồi chi tiết và hữu ích.

5. Lưu ý để tăng tỷ lệ phản hồi

5.1 Tặng ưu đãi hoặc quà khích lệ

• Phiếu quà tặng: Có thể là voucher giảm giá sản phẩm/dịch vụ, hoặc phiếu mua hàng online.

• Quà lưu niệm nhỏ: Ví dụ, móc khóa, sổ tay, cốc in logo sự kiện.

• Cơ chế “bốc thăm may mắn”: Chỉ cần hoàn thành khảo sát là được tham gia rút thăm trúng thưởng.
  📌 Mẹo: Thông báo rõ phần thưởng ngay khi mời khảo sát để tăng hứng thú.

5.2 Cá nhân hóa lời mời phản hồi

• Sử dụng tên khách hàng trong tiêu đề email hoặc tin nhắn.

• Nhắc lại chi tiết sự kiện: “Cảm ơn anh/chị đã tham gia [Tên sự kiện] ngày [ngày/tháng].”

• Thể hiện sự trân trọng: “Chúng tôi thật sự muốn lắng nghe ý kiến của anh/chị để sự kiện tới tốt hơn.”

5.3 Giữ khảo sát ngắn gọn

• Chỉ 5–7 câu hỏi, tập trung vào nội dung cốt lõi: chất lượng chương trình, tổ chức, dịch vụ, trải nghiệm tổng thể.

• Kết hợp câu hỏi trắc nghiệm và câu hỏi mở (để thu thập ý tưởng mới).

• Thời gian làm khảo sát không quá 3 phút.

5.4 Gửi lời cảm ơn sau khi nhận phản hồi

• Email cảm ơn ngay sau khi khách hoàn thành khảo sát.

• Nếu có quà tặng, gửi kèm hướng dẫn nhận quà.

• Với phản hồi nổi bật hoặc ý tưởng hay, có thể gửi lời cảm ơn cá nhân để tạo ấn tượng tích cực lâu dài.

6. Tổng kết

Phản hồi khách hàng là “kho dữ liệu vàng” giúp bạn không chỉ đo lường thành công sự kiện, mà còn nâng cấp trải nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo. Thu thập và xử lý phản hồi một cách chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh đáng tin cậy và gắn kết lâu dài với khách hàng.

OCE CAM KẾT :

• CHẤT LƯỢNG và sự UY TÍN đối với khách hàng là điều làm nên Thương Hiệu OCE  vì thế đội ngũ OCE luôn tuân thủ quy định nghiêm ngặt trong quy trình tổ chức sự kiện: 
  • Chuẩn bị công tác tổ chức kỹ lưỡng.
  • Luôn đến sớm hơn với thời gian quy định khi chạy chương trình.
  • Luôn đặt mục tiêu thành công của chương trình lên hàng đầu.
• Ý TƯỞNG SÁNG TẠO cách tổ chức trong mỗi chương trình khi được khách hàng tin tưởng liên hệ và luôn làm mới mình các chương trình sau. OCE luôn tuân thủ các yêu tố sau :
  • Sáng tạo ý tưởng kịch bản chương trình
  • Sáng tạo ý tưởng thiết kế sân khấu
  • Luôn bám sát với mục đích yêu cầu của khách hàng.
• NHIỆT HUYẾT NĂNG ĐỘNG với đội ngũ trẻ luôn sẵn sàng giúp khách hàng gỡ rối trong các trường hợp khó khăn nhất. Vì thế quy trình tổ chức, OCE luôn có :
  • Nhân sự trực tiếp đứng ra quản lí các sự kiện.
  • Hỗ trợ hết mình khi có các vấn đề không hay xảy ra.
  • Sẵn sàng tiếp ứng khi khách hàng yêu cầu.
• CHI PHÍ TIẾT KIỆM so với thị trường và phù hợp với ngân sách của khách hàng đề ra. Vì thế OCE luôn :
  • Cập nhật nhân sự thị trường.
  • Liên kết các đối tác cung cấp cơ sở vật chất tốt nhưng với chi phí tiết kiệm nhất. 
  • Hỗ trợ tư vấn khách hàng sẽ cần tổ chức chương trình như thế nào để có thể tiết kiệm chi phí nhất. 

 
Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!