CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẦU NĂM GỒM NHỮNG GÌ?

1. Vì sao doanh nghiệp cần hiểu rõ chi phí tổ chức sự kiện đầu năm

Sự kiện đầu năm không chỉ là hoạt động mang tính nghi thức mà còn là dịp để doanh nghiệp khởi động tinh thần làm việc, gắn kết nhân sự và truyền tải định hướng phát triển trong năm mới. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ cơ cấu chi phí, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng vượt ngân sách hoặc đầu tư chưa đúng trọng tâm.

Việc hiểu rõ các khoản chi cần thiết giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch tài chính, lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp với quy mô và mục tiêu. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để so sánh, đánh giá và làm việc hiệu quả hơn với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Xem thêm: Hạng Mục Trang Trí Tất Niên Phổ Biến 2026

2. Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sự kiện đầu năm

Chi phí tổ chức sự kiện đầu năm của công ty phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, trong đó quy mô sự kiện là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất. Số lượng người tham dự càng nhiều, không gian tổ chức càng lớn thì chi phí nhân sự, thiết bị và hậu cần sẽ tăng theo.

Bên cạnh đó, hình thức tổ chức cũng tác động đáng kể đến ngân sách. Một buổi khai xuân đơn giản tại văn phòng sẽ có chi phí thấp hơn so với tiệc tân niên tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm hội nghị. Thời gian tổ chức, yêu cầu về kịch bản và mức độ đầu tư hình ảnh cũng là những yếu tố doanh nghiệp cần cân nhắc khi lập ngân sách.

3. Chi phí nhân sự và vận hành chương trình

Nhân sự là một trong những hạng mục chi phí quan trọng trong sự kiện đầu năm. Các vị trí như MC, điều phối chương trình, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, lễ tân, PG hoặc đội múa lân khai xuân đều cần được tính toán cụ thể theo thời lượng và quy mô sự kiện.

Ngoài ra, chi phí vận hành chương trình còn bao gồm công tác chuẩn bị, khảo sát địa điểm, setup và tháo dỡ thiết bị. Đối với những sự kiện tổ chức ngoài văn phòng, doanh nghiệp cũng cần dự trù chi phí vận chuyển, nhân công và thời gian làm việc ngoài giờ.

4. Chi phí thiết bị, không gian và trang trí sự kiện

Không gian tổ chức và hệ thống thiết bị là yếu tố quyết định tính chuyên nghiệp của sự kiện đầu năm. Chi phí cho âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình LED, backdrop và các hạng mục trang trí cần được cân đối phù hợp với tính chất chương trình.

Với các sự kiện khai xuân tại văn phòng, chi phí trang trí thường tập trung vào backdrop, bàn ghế, hoa tươi và các chi tiết mang không khí năm mới. Trong khi đó, sự kiện tổ chức tại nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị sẽ phát sinh thêm chi phí thuê địa điểm và các dịch vụ đi kèm theo tiêu chuẩn của từng đơn vị cung cấp.

5. Chi phí hoạt động, nội dung và hạng mục phát sinh

Nội dung chương trình cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tổng chi phí sự kiện đầu năm. Các hoạt động như nghi thức khai xuân, phát biểu ban lãnh đạo, trò chơi nội bộ, bốc thăm may mắn hay biểu diễn nghệ thuật đều cần được dự trù ngân sách riêng.

Bên cạnh các hạng mục chính, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị một khoản dự phòng cho những chi phí phát sinh như thay đổi thời gian, bổ sung thiết bị, điều chỉnh kịch bản hoặc yêu cầu phát sinh từ khách mời. Việc có sẵn ngân sách dự phòng sẽ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ và hạn chế áp lực trong quá trình tổ chức.

6. Kết luận

Chi phí tổ chức sự kiện đầu năm công ty không chỉ đơn thuần là tổng các khoản chi mà còn phản ánh mức độ đầu tư và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong việc khởi động năm mới. Khi hiểu rõ từng hạng mục chi phí, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp, tránh lãng phí và tối ưu hiệu quả sự kiện.

Một kế hoạch ngân sách rõ ràng, kết hợp với việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức thành công các chương trình khai xuân, tân niên ý nghĩa và tạo tiền đề tích cực cho cả năm hoạt động phía trước.

OCE Agency Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Sự kiện Giáng Sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự PG PB activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE Agency hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE Agency sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0931114916

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!